FAQ - Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Alles Wichtige rund um die externe Lohnabrechnung & LoBu Office

Ob allgemeine Fragen, spezielle Regelungen oder praktische Abläufe – hier finden Sie kompakte Antworten auf die häufigsten Themen rund um die externe Lohnabrechnung mit LoBu Office.

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FAQ Lohnabrechnung - Themenübersicht

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► Allgemeines zum Lohnbüro

► Externe Lohnabrechnung & externe Dienstleister

► Digitale Prozesse rund um die externe Lohnabrechnung

► Kostenfaktoren & Preisunterschiede bei der Lohnabrechnung

► Branchenlösungen & Lohnabrechnung für Unternehmen

► Tarifverträge, Sonderregelungen & Spezialfälle

► Wechselprozesse & Alternativen zum Steuerberater

► Informationen zum Lohnbüro LoBu Office

► Wirtschaftlichkeit & Nutzen

Allgemeines zum Lohnbüro

Ein Lohnbüro ist eine unverzichtbare Einrichtung in jedem Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt. Es kümmert sich um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verwaltung aller relevanten Daten rund um die Entlohnung.

Ein Lohnbüro übernimmt folgende Aufgaben:

  • Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
  • Abwicklung von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni
  • Verwaltung von Urlaubstagen, Krankheitszeiten und anderen Abwesenheiten
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Mindestlohnregelungen und Meldepflichten

Darüber hinaus fungiert das Lohnbüro als Schnittstelle zwischen Unternehmen, Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.

Ein Lohnbüro prüft täglich eingehende Personaldaten, bearbeitet Krankmeldungen, aktualisiert Mitarbeiterstammdaten, bereitet Abrechnungen vor und überwacht gesetzliche Fristen für Meldungen.

Fachkräfte im Lohnbüro haben meist eine kaufmännische Ausbildung oder Fortbildungen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung. Viele besitzen Zusatzqualifikationen wie „geprüfte/r Entgeltabrechner/in“ oder Erfahrung mit DATEV & Co.

Mindestens monatlich sollte jede Lohnabrechnung intern kontrolliert werden. Vor allem bei Sonderzahlungen, Zuschlägen oder Gesetzesänderungen sind sorgfältige Prüfungen wichtig.

Interne Lohnabrechnung erfolgt im eigenen Unternehmen, meist durch die Buchhaltung. Externe Lohnbüros bieten häufig mehr Fachwissen, aktuelle Gesetzeskenntnis, weniger Fehlerquellen und sind effizienter.

Ein professionelles Lohnbüro kennt Fristen, Gesetze und Dokumentationspflichten. Es unterstützt bei SV-Meldungen, Lohnsteueranmeldungen, Mindestlohnkontrolle und Betriebsprüfungen.

Damit ein Lohnbüro seine Aufgaben korrekt erfüllen kann, benötigt es unter anderem folgende Informationen:

  • Stammdaten des Unternehmens
  • Stammdaten der Arbeitnehmer (u.a. Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer)
  • Arbeitsverträge und Informationen zu Arbeitszeiten sowie Vergütung
  • Angaben zu Abwesenheiten wie z.B. Urlaub oder Krankheit
  • Informationen zu Zusatzleistungen (z. B. Firmenwagen, Essensgutscheine)

Ja, die Lohnabrechnung, die von einem professionellen Lohnbüro erstellt wird, ist gesetzeskonform. Lohnbüros stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, einschließlich:

  • Korrekte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
  • Berücksichtigung von Mindestlohnregelungen und Arbeitszeitgesetzen.
  • Einhaltung von Meldepflichten gegenüber Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.

Professionelle Lohnbüros verfolgen regelmäßig gesetzliche Änderungen und passen die Lohnabrechnungen entsprechend an. Dies gewährleistet, dass keine rechtlichen Verstöße auftreten.

Gesetzliche Änderungen, wie Anpassungen des Mindestlohns, Änderungen der Steuerfreibeträge oder neue Regelungen zu Sachbezugswerte, müssen vom Lohnbüro stets berücksichtigt werden. Ein professionelles Lohnbüro informiert seine Kunden über relevante Neuerungen und passt die Abrechnungen entsprechend.

Ja, ein Lohnbüro spielt eine wichtige Rolle bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger. Es stellt alle erforderlichen Unterlagen bereit und kann offene Fragen klären. Eine sorgfältige Dokumentation der Lohnabrechnungen ist hierbei entscheidend.

Für Vollservice-Angebote orientieren sich viele Lohnbüros an b.b.h.-Empfehlungen: je nach Größe 12,00 bis 19,50 Euro pro Abrechnung; für Vergleiche nutzen wir einen realistischen Premium-Wert von 15 Euro je Mitarbeiter und Monat (ab ca. > 40 AN). (Quelle: b.b.h.-Handbuch 2025)

Arbeitnehmeranzahl (Staffel), Eintritt/Austritt, Komplexität (Tarif/Branche), Sonderfälle (z. B. Kurzarbeit), gewünschter Leistungsumfang (z. B. Bescheinigungen, Reports), Onboarding-Aufwand (Datenübernahme).

Ja. Üblich sind Ersteinrichtung entweder je Arbeitnehmer (ca. 10 bis 50 Euro) oder als Pauschale (ca. 100 bis 500 Euro) je Unternehmen – abhängig vom Daten- und Systemsetup. (Marktangaben; angelehnt an Preisinformationen mehrerer Anbieter)

Externe Lohnabrechnung & externe Dienstleister

Ein externes Lohnbüro bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis: Weniger administrativer Aufwand für das Unternehmen
  • Expertise: Externe Lohnbüros sind auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung
  • Fehlervermeidung: Professionelle Lohnbüros minimieren das Risiko von Fehlern bei der Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung
  • Datensicherheit: Externe Lohnbüros bieten oft eine hohe Datensicherheit
  • Kosteneffizienz: Die Auslagerung der laufenden Lohnbuchhaltung an ein Lohnbüro kann oft günstiger sein als die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, da Lohnbüros nicht an gesetzliche Gebührentabellen gebunden sind.

Ein Lohnabrechnungsservice übernimmt für Unternehmen die komplette Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive aller gesetzlichen Meldungen.

Ein Lohnabrechnungsbüro ist ein spezialisierter Dienstleister, der sich ausschließlich auf die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung konzentriert – unabhängig von einer Steuerberatung.

Ein Dienstleister übernimmt die laufende  Lohnbuchhaltung: von der Datenverarbeitung über die Meldungen bis hin zur Bereitstellung der Abrechnungen – digital und gesetzeskonform.

Ein Payroll Service bezeichnet die vollständige Auslagerung der Gehaltsabrechnung an ein spezialisiertes Unternehmen – häufig inklusive Schnittstellen zu Zeiterfassung und Buchhaltung.

Folgende Daten sollten Sie einem externen Lohnbüro bereitstellen:

  • Stammdaten
  • Arbeitsverträge
  • Arbeitszeiten
  • Abwesenheiten
  • Sonderzahlungen
  • steuerliche Informationen.

Üblicherweise erfolgt die Kommunikation mit einem externen Lohnbüro digital über Portale, per E-Mail oder verschlüsselte Uploads – ergänzt durch persönliche Ansprechpartner.

Bei unseriösen Anbietern birgt die die Auslagerung der Lohnabrechnung folgende Risiken:

  • Datenunsicherheit
  • Mangelnde Betreuung
  • Fehlende Kenntnisse.

Bei der Auswahl eines externen Lohnbüros sollten Sie auf folgende Dinge achten:

  • Transparente Preise, Erfahrung,
  • Digitale Prozesse,
  • Datenschutz
  • Feste Ansprechpartner
  • Referenzen

Ja, professionelle externe Dienstleister erstellen und archivieren Lohnnachweise gesetzeskonform und stellen sie digital zur Verfügung.

Sie liefern regelmäßig die Personaldaten – der externe Lohnabrechnungsdienstleister erstellt auf dieser Basis die Abrechnung, übernimmt alle Meldungen und stellt die Unterlagen bereit.

Mit der Auslagerung Ihrer Lohnbuchhaltung sparen Sie Zeit, senken Fehlerquoten, reduzieren Kosten und profitieren von fachlicher Sicherheit sowie tagesaktueller Gesetzeskenntnis.

Vollservice-Angebote bewegen sich praxisnah bei 12 bis 19,50 Euro je Abrechnung (b.b.h. 2025). Für belastbare Vergleiche kalkulieren wir mit 15 Euro / AN / Monat als Premium-Referenz. Sonderfälle sind vorab mit fixen Stundensätzen (49 bis 78 Euro) kalkulierbar. (Quelle: b.b.h.-Handbuch 2025)

Unter 10 Euro je Abrechnung ist meist nur bei stark automatisierten Minimalpaketen oder sehr großen Volumina realistisch – oft ohne persönlichen Service und mit eingeschränktem Leistungsumfang. Für vergleichbare Vollservice-Leistungen ist ~15 Euro die realistische Benchmark.

Ja. Pauschalen/Staffeln + fixe Stundensätze für Sonderfälle sorgen für Planbarkeit. Beim Steuerberater werden viele Extras nach StBVV (Zeit/Auslagen) berechnet – das ist im Voraus schwerer kalkulierbar. (Quelle: § 34/§ 16 StBVV; DStV/BStBK 2025)

Ein externes Lohnbüro bietet mehrere Möglichkeiten, um die Auszahlung von Löhnen und Gehältern effizient und fehlerfrei zu gestalten. Dazu gehören insbesondere:

1. Automatisierte Überweisungen

  • Das Lohnbüro kann im Auftrag des Unternehmens die vollständige Auszahlung der Löhne und Gehälter übernehmen.
  • Über Schnittstellen zu Banken werden die Zahlungen direkt abgewickelt, sodass sichergestellt wird, dass die Arbeitnehmer pünktlich ihren Lohn / Ihr Gehalt erhalten.

2. Erstellung von Zahlungsdateien (SEPA-Dateien)

  • Das Lohnbüro erstellt SEPA-konforme Zahlungsdateien, die das Unternehmen direkt an die Bank weiterleiten kann.
  • Diese Dateien enthalten alle relevanten Informationen wie IBAN, Betrag und Verwendungszweck, um die Gehaltszahlungen automatisiert durchzuführen.
  • Unternehmen behalten dabei die Kontrolle über den Zahlungsprozess, profitieren jedoch von der fehlerfreien Aufbereitung der Daten.

Ja, ein externes Lohnbüro übernimmt in der Regel alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen. Dazu gehören:

  • Meldungen an die Sozialversicherungsträger (z. B. Anmeldung, Abmeldung, Beitragsnachweise).
  • Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt.
  • Erstellung und Einreichung von Jahresmeldungen, wie der Lohnsteuerbescheinigung.
  • Meldungen im Rahmen von Mutterschutz, Elternzeit oder Krankheitsfällen.

Das Lohnbüro sorgt dafür, dass diese Meldungen fristgerecht und korrekt erfolgen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dadurch wird das Unternehmen erheblich entlastet.

Schon ab dem ersten Arbeitnehmer kann ein externes Lohnbüro sinnvoll sein. Je mehr Arbeitnehmer ein Unternehmen hat, desto stärker wirken sich Rabatte, Zeitersparnis und die Planbarkeit der Kosten aus.

Digitale Prozesse rund um die externe Lohnabrechnung

Ein digitales Lohnbüro ist eine moderne Lösung, bei der alle Prozesse der Lohnabrechnung online abgewickelt werden. Dabei kommen cloudbasierte Plattformen oder Softwarelösungen zum Einsatz, die Unternehmen und Mitarbeitern folgende Vorteile bieten:

  • Automatisierte Berechnungen von Gehältern, Steuern und Sozialabgaben
  • Einfache Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten
  • Zugriff auf Abrechnungen und Dokumente in Echtzeit
  • Integration mit anderen Systemen wie Zeiterfassung oder Buchhaltung
  • Sicherer Datenaustausch über verschlüsselte Verbindungen

Ein digitales Lohnbüro ermöglicht eine effiziente, papierlose Abwicklung und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Die Übermittlung der Lohndaten erfolgt in der Regel in mehreren Schritten:

  1. Erfassung der Daten: Unternehmen sammeln relevante Mitarbeiterdaten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Sonderzahlungen.
  2. Datenübertragung: Diese Daten werden sicher über eine verschlüsselte Verbindung an das Lohnbüro oder die entsprechende Softwareplattform übermittelt.
  3. Verarbeitung der Daten: Das Lohnbüro oder die Software verarbeitet die Daten und erstellt auf dieser Grundlage die Gehaltsabrechnungen.
  4. Rückmeldung: Die erstellten Abrechnungen werden dem Unternehmen digital bereitgestellt und anschließend an die Mitarbeiter übermittelt.

Moderne digitale Lohnbüros nutzen oft automatisierte Schnittstellen, die den Prozess effizienter und fehlerfrei gestalten.

Die Sicherheit von Personaldaten hat oberste Priorität. Lohnbüros setzen häufig folgende Maßnahmen ein:

  • Verschlüsselte Übertragung von Daten.
  • Strenge Zugangsberechtigungen und Authentifizierungsverfahren.
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates.
  • Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Kommunikation zwischen Ihnen und einem digitalen Lohnbüro / externen Lohnbüro erfolgt oftmals über digitale Portale, wo Sie auch Nachrichten senden und Antworten auf Fragen erhalten können. Es besteht außerdem die Möglichkeit, über E-Mail oder Telefon Kontakt zum Lohnbüro aufzunehmen.

Sie erhalten Ihre Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung von Ihrem externen Lohnbüro in der Regel digital als PDF-Datei, die Sie über ein Online-Portal herunterladen können. Zudem werden die Dokumente sicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf vergangene Lohnabrechnungen / Gehaltsabrechnungen zugreifen können. Viele externe Lohnbüros bietet auch nach wie vor noch den Postversand der Verdienstbescheinigungen an.

Häufig kommen Systeme wie DATEV, Agenda oder Addison zum Einsatz, oft cloudbasiert und mit Buchhaltungsintegration.

Ja, viele digitale Lohnbüros bieten Integrationen mit gängigen Buchhaltungsprogrammen an, um den Austausch von Lohndaten zu erleichtern.

Lohnabrechnung online bedeutet, dass sämtliche Abrechnungen digital erstellt, übermittelt und archiviert werden – ohne Papierkram und mit Zugriff über gesicherte Portale.

Unternehmen sparen Zeit, vermeiden Fehler und profitieren von aktuellem Fachwissen, wenn sie ihre Lohnabrechnungen extern erstellen lassen.

Sie melden die Änderung an Ihr Lohnbüro. Änderungen, wie z. B. Gehaltsanpassungen oder Änderungen der Arbeitszeit, können direkt im System vorgenommen werden. Diese Änderungen werden bei der nächsten Abrechnung automatisch berücksichtigt.

Ein Internetzugang, ggf. ein Onlineportal-Zugang und die Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit.

Dokumente werden revisionssicher, verschlüsselt und gesetzeskonform in der Cloud archiviert.

Ein Onlinezugang, über den Mitarbeiter ihre Abrechnungen, Stammdaten oder Anträge selbst verwalten können.

Zeiten werden automatisch an das Abrechnungssystem übermittelt und dort verarbeitet.

Nach GoBD- und DSGVO-Richtlinien mit Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit und Backups.

Häufig inklusive im Vollservice. Individuelle Integrationen (z. B. HR/Zeiterfassung, Fibu) können einmalige Onboarding-Kosten verursachen; laufende Portalnutzung ist i. d. R. pauschal enthalten.

Je nach Ausgangsformat: einfache CSV/DATEV-Daten meist inklusive; komplexe Altbestände/Qualitätsbereinigung oft einmalig pauschal (siehe Ersteinrichtung).

Softwarelösungen erfordern internes Fachwissen, Schulungen und Zeit. Ein Lohnbüro übernimmt Verantwortung, reduziert Fehlerquellen und garantiert rechtliche Sicherheit. Damit sparen Unternehmen nicht nur Kosten, sondern auch wertvolle Arbeitszeit.

Kostenfaktoren & Preisunterschiede bei der Lohnabrechnung

Die Kosten für ein externes Lohnbüro variieren je nach Anbieter und Umfang der Dienstleistungen. Typischerweise werden die Kosten pro Arbeitnehmer und Monat berechnet. In Deutschland liegen diese durchschnittlich bei 12,00 bis 19,50 Euro pro Arbeitnehmer. Es können jedoch zusätzliche Gebühren für Sonderleistungen anfallen. (Quelle: b.b.h.-Handbuch 2025)

Eine günstige Lohnabrechnung beginnt in Deutschland typischerweise bei etwa 10 € pro Arbeitnehmer und Monat. In diesem Preisbereich sind meist nur die Standardleistungen enthalten, wie z. B.:

  • die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung,
  • einfache Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung,
  • digitale Bereitstellung der Abrechnungen als PDF,
  • standardisierte Stammdatenpflege.

Je nach Anbieter, Branche und Komplexität kann der Preis aber auch höher oder niedriger ausfallen.

Was bedeutet es, wenn der Preis unter 10 € liegt?
Preise unter 10 € pro Abrechnung sind möglich, kommen jedoch oft nur unter bestimmten Bedingungen vor – z. B. bei sehr großen Abrechnungsmengen oder stark automatisierten Self-Service-Plattformen. In solchen Fällen ist zu beachten:

  • Die Leistung ist meist auf das absolute Minimum reduziert.
  • Persönlicher Service, Kontrolle oder manuelle Korrekturen sind oft nicht inklusive.
  • Individuelle Sonderfälle, Tarifverträge oder Zusatzleistungen kosten in der Regel extra.
  • Der Support ist häufig nur digital oder per Ticketsystem verfügbar – ohne festen Ansprechpartner.
  • Bei sehr günstigen Angeboten besteht das Risiko, dass Abrechnungen fehleranfälliger sind oder nicht den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Fazit:
Eine günstige Lohnabrechnung kann eine sinnvolle Lösung für einfache Fälle sein – z. B. bei Minijobbern oder standardisierten Beschäftigungsverhältnissen. Für komplexe Abrechnungen, tarifliche Vorgaben oder individuelle Betreuung sollte jedoch nicht nur der Preis, sondern vor allem die Qualität und Sicherheit der Leistung im Vordergrund stehen.

Die Steuerberatervergütungsverordnung (§ 34 StBVV) sieht für die laufende Abrechnung 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer sowie für die Ersteinrichtung 6 bis 19 Euro vor.
Durch die Anpassung zum 01.07.2025 (Quelle: DStV, BStBK-Report 04/2025) stiegen die Gebühren im Schnitt um 9%.
In der Praxis bewegen sich die Preise 2025 meist bei 20 bis 30 Euro je Abrechnung.
Für unsere Vergleiche nutzen wir 25,00 Euro/Arbeitnehmer und Monat.

Die teils erheblichen Preisunterschiede zwischen den Lohnbüros lassen sich auf mehrere Faktoren zurückführen:

  1. Leistungsumfang: Einige Lohnbüros beschränken sich auf grundlegende Aufgaben, während andere umfassende Dienstleistungen anbieten, wie persönliche Beratung, digitale Lösungen und zusätzliche Services. Diese Extras erhöhen den Wert und rechtfertigen oft höhere Kosten.
  2. Erfahrung und Expertise: Günstige Anbieter sparen häufig an qualifiziertem Personal, was zu Fehlern in der Abrechnung führen kann. Solche Fehler können für ein Unternehmen gravierende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Hochpreisige Lohnbüros setzen auf erfahrene Fachkräfte und gewährleisten dadurch Präzision und Rechtssicherheit.
  3. Technologie: Moderne Anbieter, die auf cloudbasierte Systeme und Automatisierung setzen, bieten mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Diese Investitionen in Technologie schlagen sich im Preis nieder, sorgen jedoch für fehlerfreie und zukunftssichere Prozesse.
  4. Größe und Standort: Regionale Kleinbüros können zwar günstige Preise anbieten, verfügen aber oft nicht über die Kapazitäten und Ressourcen großer Anbieter, die eine kontinuierliche Betreuung und einen zuverlässigen Service gewährleisten können.
  5. Sonderwünsche: Unternehmen mit besonderen Anforderungen wie internationalen Gehaltsabrechnungen oder individuellen Benefitsystemen sind bei günstigen Anbietern oft schlecht aufgehoben. Solche Leistungen erfordern spezielle Kenntnisse und maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Preis haben.

Steuerberater: Rückrechnungen, Kurzarbeitsanträge, Bescheinigungen – meist nach Aufwand (§ 16 StBVV).

Lohnbüro: Sonderfälle über fixe Stundensätze (49 bis 78 Euro laut b.b.h.), Ersteinrichtungspauschalen (je Arbeitnehmer 50 bis 150 Euro oder pauschal für das Unternehmen).

Intern: Softwarelizenzen, Updates, Schulungen, Vertretung bei Urlaub/Krankheit, IT-Support.

Der vermeintliche Preisvorteil billiger Lohnbüros kann für Unternehmen schnell zum Problem werden – mit negativen Folgen für die eigenen Mitarbeiter als auch für die Angestellten der beauftragten Lohnbüros.

Bei billigen Lohnbüros werden häufig die internen Kosten durch überlastetes und schlecht bezahltes Personal niedrig gehalten. Die Angestellten solcher Büros arbeiten oft unter starkem Zeitdruck und müssen eine hohe Anzahl von Lohnabrechnungen im Akkord abwickeln. Diese Bedingungen führen nicht nur zu einer unzureichenden Qualitätssicherung, sondern können auch die Motivation und Genauigkeit der Mitarbeiter negativ beeinflussen. Fehlerhafte Abrechnungen, Verzögerungen oder mangelnde Beratung sind häufig die Folge. Gerade bei komplexeren Abrechnungen ist eine sorgfältige und detaillierte Bearbeitung unerlässlich, die unter solchen Bedingungen kaum gewährleistet werden kann.

Für die Kundenunternehmen entsteht dadurch ein doppeltes Risiko: Fehler in den Abrechnungen können rechtliche Probleme und Nachzahlungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger nach sich ziehen. Gleichzeitig wird das Vertrauen der eigenen Mitarbeiter geschädigt, wenn wiederholte Gehaltsabrechnungen ungenau sind oder nicht rechtzeitig vorliegen. Insbesondere bei Akkordarbeitern, deren Lohn direkt von der exakten Berechnung ihrer Leistung abhängt, können Unstimmigkeiten schnell zu Frust und Unzufriedenheit führen.

Ein professionelles, gut ausgestattetes Lohnbüro mit erfahrenen Fachkräften investiert stattdessen in faire Arbeitsbedingungen für die eigenen Angestellten und kann so eine hohe Servicequalität sicherstellen. Die Wahl eines solchen Anbieters ist daher nicht nur eine Frage der Präzision und Sicherheit, sondern auch eine ethische Entscheidung, die langfristige Stabilität und Vertrauen auf allen Seiten fördert – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei den Dienstleistern.

Grundlage ist meist ein Fixpreis pro Abrechnung. Hinzu kommen ggf. Zusatzkosten für Bescheinigungen, Sonderfälle oder digitale Services.

Beispielsweise für Kurzarbeit, Pfändungen, Sondermeldungen, gesetzliche Bescheinigungen oder nachträgliche Korrekturen.

  • saubere Datenprozesse
  • klare Rollen und Fristen im Unternehmen
  • Digitalisierung nutzen
  • Sonderfälle bündeln
  • Mengenrabatte und Staffelpreise (ab 500/1.000 Arbeitnehmer) verhandeln

Teilweise, z. B. im Rahmen von Digitalisierungsförderprogrammen auf Landes- oder Bundesebene. Diese müssen individuell beantragt werden.

Monatliche Pauschalen, Einzelabrechnungen pro Arbeitnehmer oder Rahmenverträge mit Staffelpreisen – je nach Anbieter unterschiedlich.

Branchenlösungen & Lohnabrechnung für Unternehmen

Unser Lohnbüro ist für Unternehmen aus nahezu allen Branchen geeignet. Besonders profitieren Startups, kleine und mittelständische Unternehmen, Unternehmen im Bereich des Gesundheits- und Sozialwesens (z.B. Arztpraxis, Apotheke Pflegedienste oder Pflegeeinrichtung), Hotellerie, Gastronomie, der Einzelhandel, die Fitness- und Wellnessbranche, Privathaushalte, Steuerberater, Technische Handwerksbetriebe sowie Dienstleister (z.B. Sicherheitsdienstleister oder das Reinigungsgewerbe).

Ja. Baulohn, Pflege/Schichtzuschläge, Gastronomie (Zuschläge/Trinkgeld), TVöD/AVR etc. können mehr Aufwand bedeuten ► im Lohnbüro klar definierte Stunden-/Pauschalsätze, beim Steuerberater i. d. R. Zeit-/Auslagenrechnung.

Unser Lohnbüro kann die in Ihrem Privathaushalt beschäftigte Haushaltshilfe abrechnen wenn sie sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist. Das heißt, dass der Bruttoverdienst Ihrer Haushaltshilfe oberhalb der Minijobgrenze liegen muss. Ist Ihre Haushaltshilfe geringfügig beschäftigt, wenden Sie sich bitte an die Minijobzentrale.

Ein digitales Lohnbüro kann alle Standorte zentral verwalten – mit individuellen Mitarbeitergruppen, abweichenden Arbeitszeitmodellen und angepassten Abrechnungseinheiten.

Ja. Ein Lohnbüro berücksichtigt Pauschalversteuerung, Sozialabgaben und Umlagen und erstellt korrekte Abrechnungen auch für geringfügig Beschäftigte.

Monatlich müssen aktuelle Personaldaten, Arbeitszeiten, Zulagen, Fehlzeiten und gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden. Ein Lohnbüro übernimmt das zuverlässig.

Start-ups benötigen flexible Lösungen, einfache Tools zur Datenerfassung und transparente Preisstrukturen – sowie oft Unterstützung bei der Einrichtung.

In der Gastronomie sind oft wechselnde Arbeitszeiten, Trinkgelder und Zuschläge zu berücksichtigen. Ein Lohnbüro mit Branchenerfahrung kennt diese Besonderheiten.

Saisonbetriebe benötigen flexible Abrechnungsmodelle, korrekte Ein- und Austrittsmeldungen sowie Unterstützung bei kurzfristiger Beschäftigung.

Durch Kenntnisse in Tarifen (z. B. TVöD, AVR), Zuschläge bei Schichtdienst und digitale Schnittstellen zur Dienstplanung.

Kleinbetriebe profitieren von Standardisierung, große Betriebe benötigen flexible Auswertungen, Schnittstellen und umfangreiche Betreuung.

Ja. Viele externe Lohnbüros sind auf internationale Abrechnungen vorbereitet. Dazu gehören u. a. die Erstellung von A1-Bescheinigungen, die Berücksichtigung von Doppelbesteuerungsabkommen oder die Abwicklung bei Entsendungen ins Ausland.

Tarifverträge, Sonderregelungen & Spezialfälle

Gesetzliche Änderungen, wie Anpassungen des Mindestlohns, Änderungen der Steuerfreibeträge oder neue Regelungen zu Sachbezugswerte, müssen vom Lohnbüro stets berücksichtigt werden. Ein professionelles Lohnbüro informiert seine Kunden über relevante Neuerungen und passt die Abrechnungen entsprechend.

Ja, ein externes Lohnbüro unterstützt die Erfassung und Berechnung von Sonderfällen wie Kurzarbeit, Elternzeit, Mutterschutz und Pfändungen.

Im Lohnbüro meist fix kalkulierbar (b.b.h. 49 bis 78 Euro/Stunde). Beim Steuerberater regelmäßig Zeit-/Auslagen nach StBVV. (b.b.h.-Handbuch 2025; StBVV)

Ein Lohnbüro kennt die tariflichen Vorgaben und berücksichtigt z. B. Zuschläge, Sonderzahlungen, Staffelungen und tarifliche Arbeitszeitmodelle korrekt bei der Abrechnung.

Ja, typischerweise zuschlagspflichtig (Einrichtung, Tabellenpflege, Korrekturen) – im Lohnbüro transparente Pauschalen/Stundensätze, beim Steuerberater Zeit-/Auslagen.

Diese werden steuerfrei oder steuerbegünstigt berücksichtigt, abhängig vom Stundenlohn und der jeweiligen gesetzlichen oder tariflichen Regelung.

Es gelten besondere Grenzen hinsichtlich Dauer und Entlohnung. Ein Lohnbüro prüft, ob Sozialversicherungsfreiheit besteht und meldet korrekt.

Zum Beispiel Tankgutscheine oder Essenszuschüsse bis zur Freigrenze von 50 € monatlich – korrekt steuerlich und sozialversicherungsrechtlich zugeordnet.

Ein Lohnbüro prüft, ob das deutsche Sozialversicherungsrecht weiter gilt und berechnet z. B. Auslandszuschläge, steuerfreie Anteile und meldet ggf. A1-Bescheinigungen.

Urlaubsgeld ist entweder tariflich oder vertraglich geregelt, steuer- und SV-pflichtig und muss im korrekten Abrechnungsmonat aufgeführt werden.

Professionelle Lohnbüros berücksichtigen branchenspezifische Tarifverträge (z. B. TVöD, AVR, Gastro oder IHK-Tarife) und setzen Zuschläge, Sonderzahlungen und Arbeitszeitmodelle korrekt um.

Wechselprozesse & Alternativen zum Steuerberater

Ein Wechsel zu einem externen Lohnbüro ist grundsätzlich jederzeit möglich. Dennoch bieten sich bestimmte Zeitpunkte besonders an, um den Übergang reibungsloser zu gestalten:

  • Jahreswechsel: Der Jahreswechsel ist ideal, da viele Abrechnungsprozesse zu diesem Zeitpunkt neu beginnen, wie Steuerfreibeträge oder Sozialversicherungsmeldungen.
  • Quartalsende: Der Wechsel kann auch zum Ende eines Quartals erfolgen, da hier häufig Meldungen an Behörden abgeschlossen sind.
  • Unternehmensgründung: Für neu gegründete Unternehmen ist der Start mit einem externen Lohnbüro eine sinnvolle Option, um von Anfang an professionelle Unterstützung zu haben.
  • Veränderungen im Unternehmen: Bei Fusionen, Wachstum oder Änderungen in der Unternehmensstruktur kann ein Wechsel sinnvoll sein, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Eine sorgfältige Planung und Absprache mit dem neuen Lohnbüro sind entscheidend, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

Ja, Onboarding/Ersteinrichtung (pauschal oder pro Arbeitnehmer). 

Die Geschwindigkeit eines Wechsels zu einem externen Lohnbüro hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Abrechnungen ab. In vielen Fällen kann ein Wechsel innerhalb von wenigen Wochen umgesetzt werden. Der Prozess umfasst:

  1. Vorbereitung: Zusammenstellung aller relevanten Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten.
  2. Auswahl des Lohnbüros: Auswahl eines geeigneten Anbieters und Klärung der benötigten Leistungen.
  3. Datenübertragung: Übermittlung der Daten an das externe Lohnbüro.
  4. Einrichtung und Testlauf: Einrichtung des Systems und Durchführung eines Testlaufs zur Überprüfung der Abrechnungen.

Mit einer guten Planung und enger Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem neuen Lohnbüro kann der Wechsel schnell und reibungslos erfolgen.

Nein, unser Lohnbüro bietet ausschließlich die Erstellung der laufenden Lohnabrechnung an. Bei Bedarf vermitteln wir Sie diesbezüglich aber an professionelle Fachkräfte weiter, mit denen wir regelmäßig zusammenarbeiten.

Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich. Wichtig ist die rechtzeitige Abstimmung zur Datenübernahme – am besten zum Monats- oder Jahreswechsel.

Lohnabrechnung kann vollständig von spezialisierten Lohnbüros übernommen werden. Diese arbeiten unabhängig von der Finanzbuchhaltung und kennen alle gesetzlichen Vorgaben.

Zu beachten sind insbesondere:
– Lohnsteueranmeldung bis zum 10. des Folgemonats
– SV-Beitragsnachweise bis zum fünftletzten Bankarbeitstag
– Pünktliche Lohnzahlung gemäß Arbeitsvertrag

  • Alle Arbeitnehmer-Stammblätter
  • Unternehmens-Stammblatt
  • Krankenkassen-Stammblätter
  • Lohnkonten aller Arbeitnehmer
  • Lohnjournale aller Arbeitnehmer
  • Verdienstabrechnung des letzten Abrechnungsmonats aller Arbeitnehmer
  • DLS-Dateien mit den Daten des aktuellen und der vergangenen Jahre für spätere Betriebsprüfungen durch das Finanzamt
  • Wenn der Lohnsteuer-Meldezeitraum vierteljährlich, jährlich oder monatlich versetzt ist: Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag)
  • Die letzten drei Beitragsnachweise aller Krankenkassen
  • Bei Beitragsschätzungen: Die Schätzdifferenzen des letzten Abrechnungsmonats für alle Krankenkassen
  • Bei U1-Umlagepflicht: Die Umlagesätze des aktuellen Jahres aller Krankenkassen
  • Wenn Verträge zur Betrieblichen Altersversorge bestehen: Die bisher über den Arbeitgeber gezahlten steuer- und sv-freien Altersvorsorge-Beträge
  • Wenn Stundenkonten geführt werden: Das Guthaben von Stunden und Entgelt der Arbeitszeitkonten
  • Wenn Urlaubskonten geführt werden: Den Urlaubsanspruch / Jahr aller Arbeitnehmer, sowie die Anzahl der Resturlaubstage zum Wechsel
  • Wenn es Pfändungen gibt: Die Pfändungsbeschlüsse, die Pfändungsberechnungen, die aktuelle Restschuld der Pfändung
  • Wenn es Arbeitgeberdarlehen gibt: Die Darlehensverträge, Übersicht der verbleibenden Restschuld
  • Wenn es Firmenwagen gibt: Die Berechnungsgrundlagen für die KFZ-Nutzung
  • Informationen zu „laufenden Unterbrechungen“ (z.B. Mutterschutz, Elternzeiten, Krankengeldbezüge)
  • Informationen zum verwendeten SKR und Buchungsbeleg des letzten Abrechnungsmonats 

In der Regel 1-4 Wochen – abhängig von Anzahl der Arbeitnehmer, Datenqualität und Terminwunsch.

Diese sollten archiviert oder vom alten Anbieter übergeben werden – idealerweise digital und vollständig.

Die Abrechnung erfolgt durch den alten Anbieter bis zum Übergabetermin, anschließend durch das neue Lohnbüro nahtlos weiter.

Fachwissen, weniger Fehler, Zeitersparnis, aktuelle Gesetzeslage, Ausfallsicherheit bei Krankheit oder Urlaub.

Informationen zum Lohnbüro LoBu Office

LoBu Office ist ein modernes, digitales externes Lohnbüro, das sich auf die professionelle und effiziente Erstellung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert hat. Unser Lohnbüro bietet Unternehmen eine zuverlässige Unterstützung bei der Abwicklung sämtlicher Aufgaben rund um das Thema Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung. Durch die Digitalisierung unserer Prozesse können unsere Kunden Zeit und Ressourcen sparen, während wir sicherstellen, dass alle Abrechnungen korrekt und termingerecht erstellt werden.

LoBu Office bietet weit mehr als die reine Erstellung von Lohnabrechnungen. Unser Ansatz geht über die standardisierten Abläufe hinaus, indem wir maßgeschneiderte, zielgruppenspezifische Dienstleistungen entwickeln, die perfekt auf die individuellen Bedürfnisse unserer Kunden abgestimmt sind.

Jede Branche und jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen – sei es durch spezifische Tarifregelungen, besondere Arbeitszeitmodelle oder komplexe Vergütungsstrukturen. Genau hier setzt LoBu Office an: Wir analysieren die Anforderungen und gestalten unsere Services so, dass sie optimal zu den betrieblichen Gegebenheiten passen. Ob es sich um Start-ups, mittelständische Unternehmen oder große Organisationen handelt – unsere flexiblen Lösungen passen sich an.

Mit LoBu Office erhalten Sie ein digitales externes Lohnbüro , das nicht nur die Lohnabrechnung effizient und rechtskonform erstellt, sondern Ihnen auch durch individualisierte Services den Rücken freihält. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir die Details im Blick behalten.

Das Lohnbüro LoBu Office hat seinen Sitz in Neubörger (Samtgemeinde Dörpen), gelegen in der wunderschönen Region Emsland, die im Westen des Bundeslandes Niedersachsen liegt.

Das Lohnbüro LoBu Office bietet umfassende Dienstleistungen im Bereich der laufenden Lohnabrechnung nicht nur lokal, sondern auch bundesweit an. Dank unseres modernen und effizienten digitalen Servicekonzepts können Kunden aus ganz Deutschland unsere Leistungen bequem und unkompliziert in Anspruch nehmen.

Unabhängig vom Standort des Kunden ermöglichen wir durch den Einsatz moderner Technologien eine reibungslose Kommunikation und einen sicheren Datenaustausch. Dies gewährleistet, dass Unternehmen aus allen Branchen und Regionen von unseren professionellen und individuellen Lösungen profitieren können, ohne physisch vor Ort sein zu müssen.

Das LoBu Office steht somit sowohl regionalen als auch überregionalen Kunden als zuverlässiger Partner zur Seite – flexibel, digital und deutschlandweit.

LoBu Office zeichnet sich durch seine Kombination aus persönlichem Service, hoher Fachkompetenz und moderner Technologie aus. Wir bieten eine flexible, digitale Betreuung und gewährleistet dabei höchste Datensicherheit. Darüber hinaus legen wir großen Wert auf individuell angepasste Lösungen für jedes Unternehmen.

Das digitale Konzept von LoBu Office ermöglicht:

  • Zeitsparenden und unkomplizierten Datenaustausch
  • Zugriff auf Dokumente und Abrechnungen von überall in Deutschland
  • Hohe Sicherheit bei der Datenverarbeitung
  • Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten auf Kundenanfragen
  • Persönlichen Ansprechpartner

Unser Lohnbüro ist für Unternehmen aus nahezu allen Branchen geeignet. Besonders profitieren Startups, kleine und mittelständische Unternehmen, Unternehmen im Bereich des Gesundheits- und Sozialwesens (z.B. Arztpraxis, Apotheke Pflegedienste oder Pflegeeinrichtung), Hotellerie, Gastronomie, der Einzelhandel, die Fitness- und Wellnessbranche, Privathaushalte, Steuerberater, Technische Handwerksbetriebe sowie Dienstleister (z.B. Sicherheitsdienstleister oder das Reinigungsgewerbe).

Den Service unseres Lohnbüros können Sie bereits ab ihrem ersten Arbeitnehmer in Anspruch nehmen. 

In unserem Lohnbüro haben Sie immer einen festen Ansprechpartner. Im Urlaubs- und Krankheitsfall steht Ihnen eine Vertretung zur Verfügung.

Nein. Transparente Vergütungsliste, Vollservice ohne versteckte Gebühren; Sonderfälle/Ersteinrichtung klar ausgewiesen. Wir legen großen Wert auf Transparenz.

Ein Wechsel zum Lohnbüro LoBu Office ist grundsätzlich jederzeit möglich.

Unser Lohnbüro kann die in Ihrem Privathaushalt beschäftigte Haushaltshilfe abrechnen wenn sie sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist. Das heißt, dass der Bruttoverdienst Ihrer Haushaltshilfe oberhalb der Minijobgrenze liegen muss. Ist Ihre Haushaltshilfe geringfügig beschäftigt, wenden Sie sich bitte an die Minijobzentrale.

Nein, unser Lohnbüro bietet ausschließlich die Erstellung der laufenden Lohnabrechnung an. Bei Bedarf vermitteln wir Sie diesbezüglich aber an professionelle Fachkräfte weiter, mit denen wir regelmäßig zusammenarbeiten.

Ja. Wir betreuen unsere Kunden bundesweit – ganz ohne Vor-Ort-Termine. Unsere Services sind komplett digital und rechtskonform.

Individuelles Angebot auf Basis von Arbeitnehmeranzahl (Staffel), Branche/Komplexität, gewünschtem Leistungsumfang und Onboarding-Aufwand. Rabatte bei größeren Volumina möglich.

Ja – Sie erhalten ein kostenloses, unverbindliches Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung und fixen Monatspreisen.

Wirtschaftlichkeit & Nutzen

Ja. Statt Lohnabrechnung, Meldungen und Prüftermine intern zu organisieren, übernimmt ein Lohnbüro die komplette Abwicklung. Unternehmen sparen dadurch wertvolle Zeit und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Ja. Professionelle Lohnbüros bieten nicht nur die Standard-Lohnabrechnung, sondern auch Zusatzberichte wie Kostenstellen-Auswertungen, Finanzbuchhaltungs-Exporte, Zuschlagsübersichten oder branchenspezifische Statistiken – ideal für die Unternehmenssteuerung.

In vielen Fällen: ja. Durch transparente Pauschalpreise und Staffelrabatte sind die Kosten für externe Lohnabrechnung besser kalkulierbar. Gleichzeitig entfallen interne Fixkosten wie Personal, Schulungen oder IT-Lizenzen.

Ein Lohnbüro ist auf Lohnabrechnung spezialisiert und berücksichtigt laufend alle Gesetzesänderungen. Das reduziert das Risiko teurer Fehler, Nachzahlungen oder Bußgelder – ein wirtschaftlicher Vorteil, den viele Unternehmen unterschätzen.

Durch digitale, revisionssichere Dokumentation stehen alle Daten jederzeit vollständig bereit. Das spart Aufwand, reduziert Fehlerquellen und sorgt für reibungslose Betriebsprüfungen.

Ja. Ob neue Arbeitnehmer, Kurzarbeit, Tarifänderungen oder gesetzliche Anpassungen – ein modernes digitales Lohnbüro reagiert schnell und zuverlässig, ohne dass zusätzliche interne Ressourcen gebunden werden müssen.

Gerade kleine Unternehmen profitieren besonders. Schon ab wenigen Arbeitnehmern sind die Lohnbüro Kosten oft günstiger als beim Steuerberater – und die Entlastung im Alltag ist sofort spürbar.

Neben der Kalkulierbarkeit der Kosten profitieren Unternehmen von weniger Verwaltungsaufwand, geringerer Fehlerquote und zufriedenen Arbeitnehmern, die ihre Lohnabrechnungen pünktlich und korrekt erhalten.

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Wir kümmern uns persönlich um Ihr Anliegen.

Lupe und FAQ Lohnabrechnung

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Erfahren Sie mehr über LoBu Office als professionellen Dienstleister für Lohnbuchhaltung und erfahren Sie, was unser digitales Lohnbüro auszeichnet, welche Leistungen wir anbieten und wie wir Unternehmen effizient bei der Lohnabrechnung unterstützen.

Unsere Unternehmensbroschüre steht Ihnen hier als Download zur Verfügung – und darf gerne an Kollegen, Geschäftspartner oder Interessierte weitergeleitet oder geteilt werden.

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Rechtlicher Hinweis:

Unsere Leistungen werden im Rahmen des § 6 Nr. 4 StBerG erbracht.