Warum Unternehmen beim Auslagern der Lohnabrechnung oft Fehler machen
Die externe Lohnabrechnung ist eine sinnvolle Lösung für viele Unternehmen. Sie spart Zeit, entlastet interne Ressourcen und sorgt für klare, digitale Abläufe. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Beim Wechsel zum externen Lohnbüro werden häufig Fehler gemacht, die später Zeit, Geld oder Nerven kosten.
1. Unklare Verantwortungsbereiche - wer macht was?
Viele Probleme entstehen, wenn nicht eindeutig geregelt ist:
► welche Daten das Unternehmen liefert
► welche Aufgaben das externe Lohnbüro übernimmt
► wie Sonderfälle (Zuschläge, Zuschüsse, Elternzeit usw.) verarbeitet werden
Tipp:
Alle Prozesse klar definieren und schriftlich fixieren – idealerweise in Form eines Übergabe- oder Ablaufplans.
2. Fehlende oder verspätete Datenübermittlung
Ein häufiger Stolperstein:
Daten werden zu spät oder unvollständig übermittelt.
Beispiele:
► Krankmeldungen erst Wochen später
► Änderungen von Arbeitszeiten nicht dokumentiert
► falsche Steuerklasse oder SV-Daten
► verspätete Abgabe der Monatsangaben
Das kann zu Fehlern in der Abrechnung und unnötigen Korrekturen führen.
3. Keine klare Übergabe vom vorherigen Dienstleister
Beim Wechsel vom internen System oder vom Steuerberater zum externen Lohnbüro fehlt oft eine vollständige Datenübergabe.
Häufige Probleme:
► unvollständige Stammdaten
► fehlende Jahreswerte
► nicht übermittelte Lohnarten
► Rückfragen zu Altmonaten
Tipp:
Vorab eine Datencheckliste nutzen und sicherstellen, dass alle relevanten Angaben vollständig übergeben werden.
► Eine solche Checkliste zum Start mit LoBu Office finden Sie unter Downloads & Formulare
4. Zu wenig Abstimmung bei Sonderfällen
Gerade bei:
► Zuschlägen
► Mutterschutz
► Ein- und Austritten
► steuerfreien Leistungen
► geldwerten Vorteilen
entstehen schnell Fehler, wenn der externe Dienstleister nicht über alle Details informiert ist.
5. Fehlende interne Prozesse nach dem Wechsel
Ein Wechsel zum externen Lohnbüro ist kein „Einmalprojekt“.
Unternehmen vergessen oft, intern klare Prozesse festzulegen:
► Wer meldet Änderungen?
► Wer gibt Abrechnungen frei?
► Wer prüft Urlaub/Abwesenheit?
► Wer kommuniziert mit Arbeitnehmern?
6. Zu seltene Abstimmungen
Manche Unternehmen übergeben einfach alle Daten – und sprechen monatelang nicht mit dem Dienstleister.
Das führt zu:
► unnötigen Rückfragen
► Verständnisproblemen
► fehlender Weiterentwicklung der Zusammenarbeit
7. Fehlender Blick auf Datenqualität
Eine gute Lohnabrechnung ist nur so gut wie die Daten, die übermittelt werden.
Folgende Fehler sind häufig:
► veraltete Steuer-IDs
► falsche Bankdaten
► unklare Lohnarten
► abweichende Arbeitszeiten
► nicht dokumentierte Zuschlagsarten
Fazit: Lohnabrechnung auslagern - mit klaren Schritten gelingt es stressfrei
Das Auslagern der Lohnabrechnung lohnt sich für viele Unternehmen – aber nur, wenn die Zusammenarbeit strukturiert, eindeutig und digital organisiert wird.
Wer typische Fehler vermeidet, profitiert von:
► weniger Verwaltungsaufwand
► geringeren Kosten
► klaren monatlichen Abläufen
► weniger Rückfragen von Arbeitnehmern
► stabilen, digitalisierten Prozessen
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