Was Unternehmen wissen sollten, bevor sie die Lohnabrechnung alleine übernehmen
Die Idee liegt nahe: Die Lohnabrechnung einfach selbst erledigen – flexibel, intern und ohne zusätzliche Kosten. Doch wie realistisch ist das? Und welche Risiken entstehen, wenn die Lohnabrechnung ohne tiefere Kenntnisse erstellt wird?
Dieser Beitrag zeigt verständlich, was möglich ist und wo die Grenzen liegen.
Warum viele Unternehmen überlegen, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen
Gerade kleine Unternehmen möchten die Lohnabrechnung oft intern erledigen, um Kosten zu sparen oder unabhängig zu bleiben. Gleichzeitig unterschätzen viele, wie komplex und fehleranfällig der Prozess ist.
Was Sie unbedingt wissen müssen, bevor Sie selbst abrechnen
Die Lohnabrechnung zählt zu den am stärksten reglementierten Prozessen im Unternehmen. Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht erfolgen monatlich.
Typische Herausforderungen:
► Gesetzesänderungen laufend nachvollziehen
► ELStAM-Abrufe korrekt durchführen
► Meldungen fristgerecht übermitteln
► Zuschläge, Fehlzeiten & Sonderfälle richtig abrechnen
► Fehler vermeiden, die in Prüfungen auffallen
Wann es realistisch ist, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen
Funktioniert in einfachen Fällen:
► 1 bis 2 Arbeitnehmer
► reine Minijobs
► keine variablen Zeiten oder Zuschläge
► wenig Wechsel im Personal
Nicht empfehlenswert bei:
► Schichtsystemen
► Zuschlägen
► mehreren Arbeitnehmern
► Branchenbesonderheiten (Pflege, Medizin, Gastronomie etc.)
► wenig Zeit für monatliche Gesetzesupdates
Typische Fehler, wenn Unternehmen die Lohnabrechnung selbst machen
Immer wieder treten folgende Probleme auf:
► Falsches SV-Brutto
► Unpassende Steuerklassen
► Falsch berechnete Zuschläge
► Fehler bei Minijobs
► Verspätete SV-Meldungen
► Falsche Beitragssätze
► Probleme bei eAU-Abrufen oder Krankmeldungen
Welche Alternativen es gibt - und wann sie sinnvoll sind
Unternehmen haben drei realistische Wege:
1. Selbst erstellen
Nur für sehr einfache Fälle geeignet.
2. Steuerberater
Gut bei komplexen Fällen, aber oft weniger digital.
3. Externes Lohnbüro
Ideal für KMU, moderne Prozesse und digitale Abläufe.
Fazit: Lohnabrechnung ohne Fachkenntnisse? Nur in Ausnahmen sinnvoll
Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen kann funktionieren – allerdings nur unter sehr einfachen Voraussetzungen. Für die meisten Unternehmen ist der Aufwand hoch, das Risiko beträchtlich und der Zeitbedarf größer als gedacht.
Ein digitales Lohnbüro bietet hier meist die effizientere, sicherere und langfristig günstigere Lösung.
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