Warum Unternehmen den Lohnbuchhalter wechseln
Unklare Abrechnungen, lange Reaktionszeiten oder fehlende Auswertungen – es gibt gute Gründe, den Lohnbuchhalter zu wechseln. Dieser Leitfaden zeigt, wie der Wechsel reibungslos gelingt, welche Unterlagen benötigt werden und welche Fehler Sie vermeiden sollten.
1. Der ideale Zeitpunkt
► Monatswechsel bevorzugt: saubere Abgrenzung alter/neuer Lohnlauf.
► Mitte des Jahres möglich: wenn Daten vollständig sind.
► Fristen beachten: Kündigungs-/Laufzeiten im Vertrag prüfen.
2. Unterlagen-Checkliste
► Stammdaten aller Arbeitnehmer (Adress-/SV-/Steuerdaten)
► Vertragsdaten (Ein-/Austritte, Arbeitszeiten, Entgeltmodelle)
► Lohnarten (Zulagen, Zuschläge, Sachbezüge, Einmalzahlungen)
► Offene Themen (Rückrechnungen, Pfändungen, bAV, VWL)
► Tarifinformationen & Betriebsvereinbarungen (falls vorhanden)
► Historie: letzte 12 Monate Lohnläufe, DEÜV, LStA, SV-Nachweise
Eine Checkliste zum Start mit LoBu Office finden Sie hier: Downloads & Formulare
3. Datenübernahme: So wird’s sauber
► Single-Source Export: CSV/DATEV-Schnittstellen nutzen
► Plausibilitätsprüfung: Stammdaten und Lohnarten abgleichen
► Testlauf (optional): eine Probeabrechnung minimiert Risiken
4. Kommunikation & Verantwortlichkeiten
► Fixe Ansprechpartner definieren (intern & extern)
► Rollen klären: wer liefert Zeiten, Ein-/Austritte, Bescheinigungen?
► Fristenplan für den monatlichen Lohnlauf abstimmen
5. Häufige Fehler - und wie man sie vermeidet
❌ Unvollständige Daten / fehlende Historie
❌ Wechsel mitten im Abrechnungszyklus ohne Abstimmung
❌ Tarif-/Zuschlagslogik nicht dokumentiert
❌ Kein klarer Freigabeprozess
✅ Lösung: Checkliste + Erstgespräch + Terminplan + Testlauf
6. Nach dem Wechsel: Was „gut“ aussieht
► Verständliche Abrechnungen & Auswertungen
► Stabile Reaktionszeiten, feste Ansprechpartner
► Transparenter Leistungsumfang & klare Preise
► Digitale Ablage, revisionssichere Dokumentation
Fazit
Mit Checkliste, klarer Terminierung und vollständiger Datenübergabe gelingt der Wechsel des Lohnbuchhalters schnell und risikominimiert. Ein spezialisiertes, digitales Lohnbüro sorgt für persönliche Erreichbarkeit, verständliche Abrechnungen und planbare Kosten.
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