Warum der Jahreswechsel ideal für Veränderungen in der Lohnabrechnung ist
Der Jahreswechsel ist für viele Unternehmen die Phase, in der Prozesse neu bewertet und optimiert werden. Besonders in der Lohnabrechnung bietet sich dieser Zeitpunkt an, um eine neue Software einzuführen oder den Lohnabrechner zu wechseln. Der Grund dafür: Zum Jahresbeginn starten viele gesetzliche Vorgaben, Beitragswerte und Abrechnungszyklen neu – ein perfekter Moment, um Systeme sauber und ohne Datenbrüche zu aktualisieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum der Wechsel zum Jahreswechsel so reibungslos gelingt und welche Vorteile ein gut geplanter Übergang mit sich bringt.
Warum ist der Jahreswechsel der ideale Wechselzeitpunkt?
1. Sauberer Start ins neue Jahr
Mit dem 1. Januar beginnen neue Beitragswerte, neue Lohnsteuertabellen und aktualisierte Meldepflichten.
Ein Wechsel während des Jahres führt oft zu Übergabeschwierigkeiten und Nachberechnungen.
Zum Jahreswechsel hingegen kann eine neue Software oder ein neues Lohnbüro direkt mit dem ersten Abrechnungsmonat starten.
2. Vollständige Jahresunterlagen bleiben in einem System
Alle relevanten Dokumente eines Jahres – Lohnjournale, Meldungen, DEÜV, Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen – bleiben geschlossen im alten System.
Das neue Jahr wird vollständig im neuen System geführt.
► Keine Datenbrüche und weniger Rückfragen bei Prüfungen.
3. Weniger Risiko für Fehler und Korrekturen
Ein Wechsel mitten im Jahr bedeutet:
► Rückrechnungen
► manuelle Übertragungen
► Fehler bei Zeiträumen oder SV-Bemessungsgrenzen
Diese Risiken entfallen mit einem Neuanfang im Januar nahezu vollständig.
4. Gesetzesänderungen stehen ohnehin an
Zum Jahreswechsel gibt es regelmäßig Änderungen bei:
Wenn ohnehin neu eingestellt werden muss, ist der Zeitpunkt perfekt, um in bessere, digitale und strukturelle Lösungen zu wechseln.
5. Bessere Planung & Schulungsmöglichkeiten
Zum Jahresende planen viele Betriebe ruhiger, wodurch Zeit entsteht für:
► Einrichtung des neuen Systems
► Übertragung der Stammdaten
► Schulung der Mitarbeitenden
► Testabrechnungen
Wann lohnt sich ein Wechsel innerhalb des Jahres?
Auch wenn der Jahreswechsel optimal ist, kann ein unterjähriger Wechsel sinnvoll sein – z. B. bei:
► schwerwiegenden Softwareproblemen
► fehlender Fachkompetenz der bisherigen Lohnabrechnung
► Betriebsübernahmen oder Fusionen
► starkem Unternehmenswachstum
► gesetzlichen Anforderungen, die nicht abgebildet werden können
Dennoch ist der Januar fast immer der reibungsloseste Zeitpunkt.
Was sollten Unternehmen vor dem Wechsel beachten?
► vollständige Übernahme aller Mitarbeiterstammdaten
► Erfassung besonderer Sachverhalte (Pflegebranche: Zulagen, Schichtmodelle, Bereitschaften, Tarifzuordnung)
► klare Definition der Lohnarten
► Übergabe aller SV- und steuerrelevanten Informationen
► Fristen im Blick behalten
Mit professioneller Begleitung verläuft die Umstellung fehlerfrei und ohne Ausfallzeiten.
Wie unterstützt LoBu Office beim Wechsel?
LoBu Office sorgt für einen strukturierten, sorgenfreien Übergang:
► vollständige Datenübernahme
► klare Stammdatenprüfung
► digitale Einrichtung ohne Vor-Ort-Termin
► transparente Dokumentation
► Testläufe und Abgleich
► Überwachung gesetzlicher Änderungen zum Jahresbeginn
► persönlicher Kontakt & schnelle Umsetzung
Fazit: Der Jahreswechsel ist die beste Chance für einen erfolgreichen Neustart
Der Januar bietet ideale Voraussetzungen, um Prozesse der Lohnabrechnung zu modernisieren und effizienter zu gestalten.
Ein Wechsel zum Jahreswechsel bedeutet weniger Risiko, weniger Aufwand und eine maximale Datenklarheit für das neue Geschäftsjahr.
Mit einem erfahrenen, digitalen Lohnbüro wie LoBu Office gelingt der Umstieg schnell, sicher und ohne Stress.
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