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Warum die Betriebsprüfung für Arbeitgeber wichtig ist
Viele Arbeitgeber werden regelmäßig durch die Deutsche Rentenversicherung geprüft. Dabei handelt es sich um die sogenannte Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV.
Ziel der Prüfung ist es festzustellen, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden.
Die gute Nachricht:
Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung sorgfältig führen, ist eine Betriebsprüfung meist kein Grund zur Sorge.
Mit einer guten Vorbereitung lassen sich Rückfragen und unnötiger Aufwand deutlich reduzieren.
Neben der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung können Unternehmen auch durch das Finanzamt geprüft werden. Welche Unterlagen dabei relevant sind und worauf Arbeitgeber achten sollten, erfahren Sie im Beitrag
Betriebsprüfung durch das Finanzamt: So bereiten Sie sich optimal vor
Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Die Deutsche Rentenversicherung kontrolliert insbesondere:
► die korrekte Anmeldung von Arbeitnehmern
► die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen
► die Abführung der Beiträge an die Krankenkassen
► die versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigten
► Minijobs und kurzfristige Beschäftigungen
► Entgeltumwandlungen und betriebliche Altersvorsorge
► Sachbezüge und geldwerte Vorteile
► Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit
► die Einhaltung von Meldepflichten
Je nach Unternehmen können weitere Schwerpunkte hinzukommen.
Besonderes Prüfthema: Die Künstlersozialkasse (KSK)
Viele Arbeitgeber denken bei einer Betriebsprüfung zunächst an Sozialversicherungsbeiträge und Meldungen. Ein häufig unterschätztes Prüfthema ist jedoch die Künstlersozialabgabe.
Unternehmen können zur Zahlung der Künstlersozialabgabe verpflichtet sein, wenn sie selbstständige Künstler oder Publizisten beauftragen oder regelmäßig Werbung und Öffentlichkeitsarbeit für das eigene Unternehmen betreiben.
Dazu gehören beispielsweise:
► Grafikdesigner
► Webdesigner
► Fotografen
► Texter und Copywriter
► Werbeagenturen
► Social-Media-Dienstleister
► Journalisten
► Illustratoren
Im Rahmen der Betriebsprüfung kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung regelmäßig, ob eine Abgabepflicht besteht und ob die Künstlersozialabgabe korrekt gemeldet und abgeführt wurde.
Besonders relevant ist dies für Unternehmen, die:
► regelmäßig Marketing- und Werbeleistungen einkaufen
► ihre Website extern erstellen oder betreuen lassen
► Inhalte für Social Media erstellen lassen
► Flyer, Broschüren oder Werbematerial gestalten lassen
Werden entsprechende Honorare bei einer Prüfung nachträglich festgestellt, können Nachforderungen für mehrere Jahre entstehen.
Daher empfiehlt es sich, Rechnungen externer Kreativdienstleister sorgfältig aufzubewahren und die KSK-Pflicht regelmäßig zu prüfen.
Wie oft findet eine Betriebsprüfung statt?
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber in der Regel alle vier Jahre. In Einzelfällen können Prüfungen auch in kürzeren Abständen stattfinden.
Die Prüfung wird in der Regel schriftlich angekündigt, sodass ausreichend Zeit für die Vorbereitung bleibt.
Welche Unterlagen sollten bereitliegen?
Je vollständiger die Unterlagen sind, desto reibungsloser verläuft die Prüfung.
Typischerweise werden benötigt:
► Lohn- und Gehaltsabrechnungen
► Arbeitsverträge
► Änderungsvereinbarungen
► Arbeitszeitnachweise
► Nachweise über Zuschläge
► Unterlagen zu Minijobs
► Nachweise zur betrieblichen Altersvorsorge
► Unterlagen zu Firmenwagen oder Sachbezügen
► Beitragsnachweise und Meldungen
► Entgeltunterlagen der Arbeitnehmer
► Rechnungen von selbstständigen Künstlern und Publizisten
► Unterlagen zur Künstlersozialabgabe
Je nach Prüfungsumfang können weitere Dokumente angefordert werden.
Welche Unterlagen Arbeitgeber grundsätzlich aufbewahren sollten und welche Dokumente bei einem Wechsel des Lohnabrechnungsdienstleisters benötigt werden, lesen Sie auch im Beitrag
Dienstleisterwechsel in der Lohnabrechnung: Wer muss welche Unterlagen aufbewahren?
Typische Feststellungen bei Betriebsprüfungen
Nicht jede Feststellung führt automatisch zu hohen Nachzahlungen.
Häufige Prüfthemen sind beispielsweise:
► fehlerhafte Beurteilung von Minijobs
► unvollständige Arbeitszeitnachweise
► falsch behandelte Sachbezüge
► fehlerhafte SFN-Zuschläge
► nicht dokumentierte Entgeltbestandteile
► Fehler bei der betrieblichen Altersvorsorge
► nicht gemeldete oder fehlerhaft berechnete Künstlersozialabgabe
Oft lassen sich diese Themen bereits durch eine saubere Dokumentation vermeiden.
Warum eine gute Dokumentation so wichtig ist
Bei einer Betriebsprüfung gilt häufig:
Nicht dokumentiert bedeutet oftmals nicht nachweisbar.
Deshalb sollten Arbeitgeber insbesondere auf folgende Punkte achten:
► vollständige Personalakten
► aktuelle Arbeitsverträge
► nachvollziehbare Arbeitszeitaufzeichnungen
► dokumentierte Sonderzahlungen
► Nachweise über Zuschläge und Sachbezüge
Eine strukturierte Ablage spart während der Prüfung viel Zeit.
Digitale Unterlagen erleichtern die Prüfung
Die meisten Prüfungen werden inzwischen digital durchgeführt.
Für Unternehmen bietet dies Vorteile:
► schnellere Bereitstellung von Unterlagen
► weniger Papieraufwand
► bessere Nachvollziehbarkeit
► effizientere Kommunikation mit dem Prüfer
Digitale Prozesse können den gesamten Prüfungsablauf deutlich vereinfachen.
Die euBP: Betriebsprüfungen werden zunehmend digital
Die Deutsche Rentenversicherung setzt bei Betriebsprüfungen zunehmend auf die sogenannte elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP).
Dabei werden die für die Prüfung benötigten Entgeltabrechnungsdaten elektronisch aus dem Lohnabrechnungssystem bereitgestellt. Dadurch können viele Prüfschritte effizienter und schneller durchgeführt werden.
Für Arbeitgeber ergeben sich daraus verschiedene Vorteile:
► weniger Papierunterlagen
► schnellere Bereitstellung der Prüfungsdaten
► geringerer Verwaltungsaufwand
► kürzere Prüfungszeiten
► einfachere Kommunikation mit den Prüfern
Die elektronische Datenübermittlung im Rahmen der euBP ist heute der Regelfall. Moderne Lohnabrechnungsprogramme unterstützen die Bereitstellung der erforderlichen Prüfdaten standardmäßig.
Die euBP ersetzt nicht die vollständige Dokumentation, erleichtert aber die Durchführung der Betriebsprüfung erheblich.
Wie LoBu Office bei Betriebsprüfungen unterstützt
LoBu Office unterstützt seine Kunden unter anderem durch:
► strukturierte und nachvollziehbare Lohnabrechnungen
► digitale Bereitstellung von Auswertungen
► Unterstützung bei der Zusammenstellung von prüfungsrelevanten Lohnunterlagen
► digitale Begleitung während der Betriebsprüfung
► Unterstützung bei Rückfragen zu lohnabrechnungsrelevanten Sachverhalten
Dadurch lässt sich der organisatorische Aufwand für Unternehmen deutlich reduzieren.
Fazit: Gute Vorbereitung schafft Sicherheit
Eine Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung gehört für viele Unternehmen zum normalen Geschäftsalltag.
► Vollständige Unterlagen erleichtern die Prüfung erheblich.
► Eine saubere Dokumentation reduziert Rückfragen und Nachforderungen.
► Digitale Prozesse sorgen für mehr Transparenz und Effizienz.
Wer seine Lohnabrechnung laufend strukturiert organisiert, kann einer Betriebsprüfung in der Regel gelassen entgegensehen.
Moderne digitale Prozesse und die elektronische Übermittlung von Prüfungsdaten über die euBP tragen dazu bei, Betriebsprüfungen effizienter und transparenter zu gestalten.
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