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Wenn die Lohnabrechnung von einer einzigen Person abhängt
Die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben eines Unternehmens. Gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben wird sie jedoch häufig von nur einer Fachkraft betreut.
Diese kennt das Abrechnungssystem, die betrieblichen Abläufe und die Besonderheiten der einzelnen Beschäftigungsverhältnisse. Solange alles wie gewohnt läuft, funktioniert dieses Modell oftmals gut.
Doch was passiert, wenn die einzige zuständige Lohnbuchhalterin plötzlich ausfällt?
Krankheit oder andere ungeplante Abwesenheiten können dazu führen, dass kurzfristig niemand zur Verfügung steht, der die laufende Lohnabrechnung wie gewohnt fortführen kann. Auch eine Kündigung oder ein längerfristiger personeller Wechsel kann Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen stellen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
Ist die Lohnabrechnung so organisiert, dass sie nicht ausschließlich vom Wissen und der Verfügbarkeit einer einzigen Person abhängt?
Gesetzliche Termine bestehen auch bei einem Personalausfall fort
Ein personeller Ausfall verändert grundsätzlich nichts an den gesetzlichen Terminen und Verpflichtungen des Arbeitgebers.
Beitragsnachweise für die Sozialversicherung müssen beispielsweise zu festgelegten Terminen elektronisch an die zuständigen Einzugsstellen übermittelt werden. Auch für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gelten gesetzliche Fälligkeitstermine.
Je nach Unternehmen und Abrechnungsfall kommen weitere Aufgaben hinzu, beispielsweise:
► Sozialversicherungsmeldungen
► Lohnsteuer-Anmeldungen
► An- und Abmeldungen
► Sofortmeldungen in den betroffenen Wirtschaftsbereichen
► elektronische Arbeitsunfähigkeitsabfragen (eAU)
► AAG-Erstattungsanträge
► Bescheinigungen und weitere elektronische Meldeverfahren
Nicht jede dieser Aufgaben fällt in jedem Unternehmen oder in jedem Abrechnungsmonat an. Entscheidend ist jedoch: Ein ungeplanter personeller Ausfall sollte möglichst nicht dazu führen, dass erforderliche Aufgaben und Termine aus dem Blick geraten.
Auch die Beschäftigten warten auf ihre Abrechnung
Neben gesetzlichen Melde- und Zahlungsterminen gibt es die betrieblichen Abläufe rund um die Entgeltabrechnung und die vereinbarte Auszahlung der Arbeitsentgelte.
Damit die Abrechnung durchgeführt werden kann, müssen zunächst alle erforderlichen Informationen vorliegen und verarbeitet werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
► Arbeitszeiten
► Fehlzeiten
► Zuschläge
► Einmalzahlungen
► Entgeltänderungen
► Ein- und Austritte
► Änderungen bei einzelnen Beschäftigten
Fällt die zuständige Fachkraft gerade in dieser Phase aus, muss im Unternehmen geklärt sein, wie mit den noch offenen Aufgaben umgegangen wird.
Das organisatorische Risiko: Wissen bei einer einzigen Person
Eine langjährige Lohnbuchhalterin kennt häufig zahlreiche Besonderheiten des Unternehmens und seiner Beschäftigten.
Dieses Wissen ist wertvoll. Gleichzeitig kann eine starke Abhängigkeit von einer einzelnen Person entstehen, wenn wichtige Abläufe und Informationen nicht ausreichend dokumentiert sind.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
► monatliche Abläufe nur der zuständigen Person bekannt sind
► wiederkehrende Abrechnungsbesonderheiten nicht dokumentiert wurden
► Vertretungszuständigkeiten nicht eindeutig geregelt sind
► notwendige Zugriffsrechte ausschließlich auf eine Person beschränkt sind
► Fristen und interne Termine nicht zentral dokumentiert werden
► Informationen ausschließlich in persönlichen Ablagen oder E-Mail-Postfächern vorhanden sind
Das bedeutet nicht, dass eine intern organisierte Lohnabrechnung grundsätzlich problematisch ist.
Entscheidend ist vielmehr, dass Unternehmen wissen, wie die Abläufe bei einer Abwesenheit der zuständigen Fachkraft fortgeführt werden können.
Eine interne Vertretung sollte vorbereitet sein
Besteht eine interne Vertretungsregelung, sollte diese möglichst nicht erst im konkreten Ausfall festgelegt werden.
Unternehmen können beispielsweise vorab klären:
► Wer übernimmt welche Aufgaben?
► Sind die notwendigen Zugriffsrechte vorhanden?
► Ist der monatliche Abrechnungsablauf dokumentiert?
► Sind wichtige Termine bekannt?
► Sind wiederkehrende Besonderheiten nachvollziehbar festgehalten?
► Wo befinden sich die benötigten Unterlagen?
► Wer kann die erforderlichen Informationen im Unternehmen bereitstellen?
Dabei sollten Zugriffs- und Berechtigungskonzepte selbstverständlich so gestaltet sein, dass sensible Beschäftigtendaten nur für entsprechend berechtigte Personen zugänglich sind.
Geplanter Urlaub und ungeplanter Ausfall sind zwei unterschiedliche Situationen
Urlaubszeiten lassen sich normalerweise im Voraus berücksichtigen. Aufgaben können vorbereitet, Termine abgestimmt und offene Sachverhalte übergeben werden.
Bei einem ungeplanten Ausfall besteht diese Möglichkeit möglicherweise nicht.
Gerade deshalb kann es sinnvoll sein, Abläufe so zu dokumentieren, dass notwendige Informationen nicht ausschließlich bei der zuständigen Person vorhanden sind.
Besonders relevant kann eine solche Vorsorge sein, wenn ein Ausfall in eine Phase fällt, in der beispielsweise:
► Beitragsnachweise anstehen
► die monatliche Abrechnung vorbereitet wird
► zahlreiche variable Abrechnungsbestandteile verarbeitet werden
► viele Ein- oder Austritte vorliegen
► Jahreswechselarbeiten anstehen
► eine Betriebsprüfung vorbereitet wird
Welche Auswirkungen ein Ausfall tatsächlich hat, hängt immer von der Organisation und der jeweiligen Situation im Unternehmen ab.
Auch eine Kündigung kann die Organisation verändern
Nicht nur eine kurzfristige Abwesenheit kann dazu führen, dass die bisherige Organisation der Lohnabrechnung überprüft werden muss.
Kündigt die zuständige Fachkraft oder soll eine Stelle künftig nicht mehr intern besetzt werden, stellt sich ebenfalls die Frage, wie die laufende Lohnabrechnung zukünftig organisiert werden soll.
Bei einer internen Nachbesetzung muss eine neue Fachkraft zunächst mit den bestehenden Abläufen und Besonderheiten vertraut werden.
Eine vorhandene Dokumentation kann die Übergabe erheblich erleichtern.
Dazu gehören beispielsweise:
► dokumentierte Abrechnungsabläufe
► wiederkehrende Besonderheiten
► Zuständigkeiten
► relevante interne Termine
► Informationen zu verwendeten Systemen und Verfahren
► nachvollziehbare Ablagestrukturen
Je weniger wichtiges Wissen ausschließlich personenbezogen vorhanden ist, desto einfacher lässt sich ein Wechsel vorbereiten.
Was Unternehmen vorsorglich organisieren können
Ein Vertretungs- oder Ausfallkonzept für die Lohnabrechnung muss nicht unnötig kompliziert sein.
Bereits einige grundlegende organisatorische Maßnahmen können helfen.
1. Monatliche Abläufe dokumentieren
Es sollte nachvollziehbar sein, welche Arbeitsschritte im Laufe eines Abrechnungsmonats anfallen und wann diese üblicherweise erledigt werden.
2. Wiederkehrende Besonderheiten festhalten
Abrechnungsrelevante Besonderheiten sollten nicht ausschließlich aus persönlichem Erfahrungswissen berücksichtigt werden.
Dazu können – abhängig vom Unternehmen – beispielsweise gehören:
► variable Vergütungsbestandteile
► Zuschläge
► betriebliche Altersvorsorge
► Sachbezüge
► Pfändungen
► Arbeitszeitkonten
► weitere wiederkehrende Abrechnungssachverhalte
3. Zugriffsrechte und Berechtigungen organisieren
Unternehmen sollten prüfen, ob notwendige Zugriffs- und Vertretungsberechtigungen so organisiert sind, dass ein personeller Ausfall nicht automatisch den Zugriff auf alle benötigten Systeme und Informationen verhindert.
4. Zuständigkeiten festlegen
Wer liefert im Unternehmen welche Informationen für die Lohnabrechnung?
Auch diese Frage sollte möglichst nicht nur der zuständigen Lohnbuchhalterin bekannt sein.
5. Die langfristige Organisation der Lohnabrechnung prüfen
Neben einer internen Organisation besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit, die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung dauerhaft an einen externen Dienstleister auszulagern.
Welche Variante zu einem Unternehmen passt, hängt von dessen individuellen Strukturen und Anforderungen ab.
Lohnabrechnung dauerhaft auslagern als Alternative
Unternehmen, deren Lohnabrechnung dauerhaft von einer einzelnen internen Fachkraft abhängt, können neben einer internen Organisation auch grundsätzlich über die Auslagerung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung nachdenken.
Dabei geht es um eine langfristige organisatorische Entscheidung.
Bei einer geplanten Auslagerung kann der Übergang vorbereitet werden. Abrechnungsdaten und erforderliche Unterlagen können zusammengestellt, bestehende Besonderheiten dokumentiert und ein geeigneter Zeitpunkt für den Dienstleisterwechsel festgelegt werden.
Eine dauerhafte Auslagerung kann beispielsweise interessant sein, wenn:
► die Lohnabrechnung künftig nicht mehr intern durchgeführt werden soll
► eine frei werdende Stelle nicht neu besetzt werden soll
► interne Personalressourcen anderweitig eingesetzt werden sollen
► die Abhängigkeit von einer einzelnen internen Fachkraft reduziert werden soll
► eine langfristige externe Betreuung der laufenden Lohnabrechnung gewünscht ist
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem Beitrag „Lohnabrechnung auslagern: Wann sich ein professioneller Dienstleister lohnt“.
Warum eine geplante Übergabe sinnvoll ist
Wer die Lohnabrechnung dauerhaft auslagern möchte, sollte den Wechsel möglichst frühzeitig vorbereiten.
Denn eine Übernahme umfasst mehr als die bloße Weitergabe einiger Stammdaten.
Je nach Ausgangssituation müssen beispielsweise vorhandene Abrechnungsdaten, Vortragswerte und weitere für die laufende Abrechnung erforderliche Informationen und Unterlagen zusammengestellt werden.
Auch Besonderheiten der bestehenden Beschäftigungsverhältnisse sollten bei der Übergabe berücksichtigt werden.
Ein geplanter Wechsel schafft dafür den notwendigen zeitlichen Rahmen.
Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag „Dienstleisterwechsel in der Lohnabrechnung“.
Laufende Lohnabrechnung mit LoBu Office
LoBu Office unterstützt Unternehmen bundesweit bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung gemäß § 6 Nr. 4 StBerG.
Die Zusammenarbeit erfolgt vollständig digital und ist auf eine dauerhafte Betreuung ausgerichtet.
Eine Auslagerung kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die ihre laufende Lohnabrechnung künftig nicht mehr selbst durchführen möchten und dafür einen externen Dienstleister suchen.
Vor einer Übernahme wird die jeweilige Ausgangssituation betrachtet und geklärt, welche Daten und Unterlagen für den Wechsel benötigt werden.
Ob und zu welchem Zeitpunkt eine Übernahme möglich ist, hängt von der jeweiligen Ausgangssituation und den verfügbaren Kapazitäten ab.
Fazit: Die Lohnabrechnung sollte organisatorisch vorbereitet sein
Wenn die einzige für die Lohnabrechnung zuständige Fachkraft plötzlich ausfällt, kann dies ein Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen stellen.
Wie groß die Auswirkungen tatsächlich sind, hängt wesentlich davon ab, wie die internen Abläufe organisiert und dokumentiert sind.
Unternehmen können deshalb frühzeitig prüfen:
► Sind die wesentlichen Abläufe dokumentiert?
► Sind Zuständigkeiten geregelt?
► Ist wichtiges Wissen nachvollziehbar festgehalten?
► Sind notwendige Zugriffsrechte organisiert?
► Wie soll die Lohnabrechnung langfristig aufgestellt sein?
Eine interne Organisation mit entsprechenden Vertretungsregelungen kann ebenso eine Möglichkeit sein wie die grundsätzliche Entscheidung, die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung dauerhaft an einen externen Dienstleister auszulagern.
Wer eine Auslagerung plant, sollte sich möglichst frühzeitig damit beschäftigen. So bleibt ausreichend Zeit, die Übergabe vorzubereiten und die erforderlichen Abrechnungsdaten und Unterlagen zusammenzustellen.
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Ein Beitrag aus dem LoBu Magazin – erstellt von LoBu Office, Ihrem digitalen Lohnbüro.
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