Zum Inhalt springen
Wenn die bisherige Lohnabrechnung plötzlich vor einer Veränderung steht
Die monatliche Lohnabrechnung läuft, die Beschäftigten sind im System angelegt und die betrieblichen Besonderheiten sind hinterlegt. Über Jahre kann sich eine Lohnsoftware so zu einem festen Bestandteil der betrieblichen Abläufe entwickeln.
Doch was passiert, wenn die bisherige Lösung plötzlich nicht mehr wie gewohnt zur Verfügung steht?
Eine Software kann eingestellt oder grundlegend verändert werden. Ein notwendiger Versions- oder Systemwechsel kann anstehen. Technische oder organisatorische Veränderungen können dazu führen, dass Unternehmen ihre bisherige Lösung überdenken müssen.
Dann stellt sich häufig kurzfristig eine grundlegende Frage:
Soll die Lohnabrechnung künftig mit einer anderen Software weiterhin selbst durchgeführt werden – oder ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die laufende Lohnabrechnung dauerhaft auszulagern?
Gerade wenn ohnehin ein Wechsel notwendig wird, lohnt es sich, nicht nur nach dem nächsten Programm zu suchen, sondern die bisherige Organisation der Lohnabrechnung insgesamt zu hinterfragen.
Warum ein Wechsel der Lohnsoftware mehr als eine technische Umstellung ist
Eine Lohnsoftware enthält weit mehr als Namen, Adressen und Gehälter.
Je nach Unternehmen und Beschäftigungsverhältnissen befinden sich darin zahlreiche abrechnungsrelevante Informationen und historische Daten. Dazu können beispielsweise gehören:
► Personal- und Beschäftigungsdaten
► steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Angaben
► Krankenkassenzuordnungen
► laufende und einmalige Bezüge
► betriebliche Altersvorsorge
► Pfändungen
► Arbeitszeitkonten
► Fehlzeiten
► bisherige Abrechnungsergebnisse
► Vortrags- und Jahreswerte
► Meldungen und Bescheinigungen
► Abrechnungen und weitere Auswertungen
Deshalb bedeutet ein Wechsel nicht einfach, ein neues Programm zu installieren und im nächsten Monat weiterzurechnen.
Es muss geklärt werden, welche Daten übernommen werden können, welche Informationen zusätzlich benötigt werden und welche Arbeiten im bisherigen System vor dem Wechsel noch erledigt werden müssen.
Die Abrechnungstermine laufen trotzdem weiter
Ein notwendiger Softwarewechsel setzt die gesetzlichen Melde- und Zahlungstermine nicht außer Kraft.
Beispielsweise muss der Beitragsnachweis grundsätzlich spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages des Monats bei der Einzugsstelle vorliegen.
Auch für die Lohnsteuer bestehen gesetzliche Fristen. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist grundsätzlich spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums zu übermitteln und die entsprechende Lohnsteuer abzuführen. Welcher Anmeldungszeitraum gilt, hängt von den gesetzlichen Voraussetzungen ab.
Daneben können abhängig vom Unternehmen und den jeweiligen Beschäftigungsverhältnissen weitere Meldungen und Verfahren relevant sein.
Ein Systemwechsel sollte deshalb möglichst so geplant werden, dass die laufende Abrechnung und die erforderlichen Meldeverfahren berücksichtigt werden.
Vor dem Wechsel: Welche Daten stehen überhaupt zur Verfügung?
Eine der wichtigsten Fragen lautet:
Welche Daten können aus dem bisherigen Abrechnungssystem übernommen oder exportiert werden?
Nicht jedes neue System kann sämtliche Informationen eines anderen Programms vollständig übernehmen.
Das bedeutet: Selbst wenn Stammdaten exportiert werden können, muss geprüft werden, ob für die weitere Abrechnung zusätzliche Informationen benötigt werden.
Je nach Zeitpunkt des Wechsels können beispielsweise Vortragswerte aus bereits abgerechneten Monaten des laufenden Jahres erforderlich sein.
Auch Besonderheiten einzelner Beschäftigter sollten bei einer Übergabe nicht verloren gehen.
Dazu können beispielsweise gehören:
► individuelle Lohnarten und wiederkehrende Bezüge
► Zuschläge und Zulagen
► betriebliche Altersvorsorge
► Sachbezüge
► Pfändungen
► laufende Fehlzeiten
► Arbeitszeitkonten
► Einmalzahlungen
► Besonderheiten bei der Sozialversicherung
Je strukturierter diese Informationen vorliegen, desto besser lässt sich ein Wechsel vorbereiten.
Seit 2025 besonders wichtig: euBP-Daten vor dem Wechsel
Bei einem Wechsel der Lohnabrechnungssoftware oder des Abrechnungsdienstleisters gibt es außerdem eine wichtige Vorgabe für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen die für die nächste Betriebsprüfung relevanten Entgeltabrechnungsdaten vor dem Wechsel aus dem bisherigen System an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt werden. Die Übertragung erfolgt über das euBP-Verfahren.
Die Deutsche Rentenversicherung weist darauf hin, dass eine versäumte Übermittlung später zu Verzögerungen oder Beanstandungen im Rahmen einer Betriebsprüfung führen kann.
Dieser Schritt sollte deshalb bei der Planung eines Software- oder Dienstleisterwechsels nicht übersehen werden.
Muss es überhaupt wieder eine eigene Lohnsoftware sein?
Wenn die bisherige Software wegfällt oder ein größerer Systemwechsel bevorsteht, liegt zunächst eine naheliegende Lösung auf der Hand:
Eine neue Lohnsoftware auswählen und die Abrechnung intern weiterführen.
Das kann für Unternehmen weiterhin die passende Lösung sein.
Ein notwendiger Systemwechsel bietet aber auch die Gelegenheit, eine andere Frage zu stellen:
Möchten wir die Lohnabrechnung künftig überhaupt noch selbst durchführen?
Denn mit einer neuen Software allein bleibt die eigentliche Aufgabe im Unternehmen.
Es müssen weiterhin Fachwissen und personelle Kapazitäten vorhanden sein. Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht müssen berücksichtigt, Monatsabrechnungen durchgeführt und die verschiedenen Meldeverfahren bearbeitet werden.
Wer ohnehin vor einer grundlegenden Veränderung steht, kann deshalb prüfen, ob die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung künftig dauerhaft an einen externen Dienstleister übergeben werden soll.
Neue Software oder Lohnabrechnung auslagern?
Beide Varianten können grundsätzlich sinnvoll sein. Entscheidend ist, wie die Lohnabrechnung künftig im Unternehmen organisiert werden soll.
Neue Lohnsoftware
Die Abrechnung bleibt im Unternehmen.
Dafür werden weiterhin entsprechende personelle Ressourcen, Fachkenntnisse und interne Abläufe benötigt. Hinzu kommen Auswahl, Einrichtung und laufende Nutzung des neuen Systems.
Laufende Lohnabrechnung auslagern
Das Unternehmen entscheidet sich dagegen, die laufende Lohnabrechnung weiterhin selbst durchzuführen, und übergibt diese dauerhaft an einen externen Dienstleister.
Damit verändert sich nicht nur das verwendete Abrechnungssystem, sondern die grundsätzliche Organisation der Lohnabrechnung.
Gerade wenn ohnehin ein Wechsel bevorsteht, kann deshalb ein guter Zeitpunkt sein, beide Möglichkeiten miteinander zu vergleichen, statt automatisch die nächste Softwarelösung einzuführen.
Ein ungeplanter Wechsel kann zusätzlichen Zeitdruck erzeugen
Optimal ist ein System- oder Dienstleisterwechsel mit ausreichendem Vorlauf.
In der Praxis lässt sich das jedoch nicht immer vollständig planen.
Wird beispielsweise erst kurzfristig deutlich, dass die bisherige Lösung nicht weiter genutzt werden soll oder kann, müssen möglicherweise mehrere Themen gleichzeitig geklärt werden:
► Bis zu welchem Monat wurde im bisherigen System abgerechnet?
► Sind alle erforderlichen Meldungen versendet?
► Sind noch Korrekturen erforderlich?
► Welche Daten können exportiert werden?
► Welche Abrechnungsunterlagen liegen vor?
► Welche Vortragswerte werden benötigt?
► Welche Besonderheiten bestehen bei einzelnen Beschäftigten?
► Ab welchem Monat soll das neue System oder der neue Dienstleister übernehmen?
Deshalb gilt: Je früher ein notwendiger Wechsel absehbar ist, desto früher sollte die weitere Vorgehensweise geklärt werden.
Lohnsoftware wechseln oder direkt die Lohnabrechnung auslagern?
Wer bisher selbst abgerechnet hat, muss bei einem notwendigen Softwarewechsel nicht zwangsläufig wieder ein eigenes Lohnprogramm einführen.
Eine Alternative kann darin bestehen, die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung dauerhaft auszulagern.
Das kann insbesondere interessant sein, wenn:
► ohnehin eine neue Lohnsoftware benötigt würde
► die interne Lohnabrechnung personelle Kapazitäten bindet
► entsprechendes Fachpersonal künftig nicht mehr zur Verfügung steht
► das Unternehmen seine Lohnabrechnung organisatorisch neu aufstellen möchte
► langfristig ein externer Dienstleister für die laufende Abrechnung gesucht wird
Mehr dazu lesen Sie auch im Beitrag „Lohnabrechnung auslagern: Wann sich ein professioneller Dienstleister lohnt“.
Wechsel zu LoBu Office: Laufende Lohnabrechnung extern betreuen lassen
LoBu Office unterstützt Unternehmen bundesweit bei der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung gemäß § 6 Nr. 4 StBerG.
Die Zusammenarbeit erfolgt vollständig digital und ist auf eine dauerhafte Betreuung ausgerichtet.
Auch wenn die bisherige Lohnsoftware nicht weiter genutzt werden soll oder ein Wechsel des bisherigen Abrechnungssystems ansteht, kann geprüft werden, ob die laufende Lohnabrechnung künftig durch LoBu Office übernommen werden kann.
Dabei wird zunächst betrachtet:
► ab welchem Monat die Übernahme erfolgen soll
► mit welchem System bisher abgerechnet wurde
► welche Daten und Abrechnungsunterlagen vorhanden sind
► welche Informationen aus dem bisherigen System noch bereitgestellt werden können
► welche Besonderheiten bei den Beschäftigten und der bisherigen Abrechnung bestehen
Anschließend kann geklärt werden, welche weiteren Unterlagen und Angaben für die Übernahme benötigt werden.
Wichtig: Je früher sich ein notwendiger Wechsel abzeichnet, desto mehr Zeit bleibt für eine strukturierte Vorbereitung.
Ob und zu welchem Zeitpunkt eine Übernahme durch LoBu Office möglich ist, hängt von der jeweiligen Ausgangssituation, den vorhandenen Daten und Unterlagen sowie den verfügbaren Kapazitäten ab.
Weitere Informationen finden Sie auch im Beitrag „Dienstleisterwechsel in der Lohnabrechnung“.
Fazit: Ein notwendiger Softwarewechsel kann auch ein Neustart sein
Wenn eine bisherige Lohnsoftware nicht mehr genutzt werden kann oder soll, entsteht zunächst organisatorischer Aufwand.
Gleichzeitig bietet die Situation die Gelegenheit, die eigene Lohnabrechnung grundsätzlich neu zu betrachten.
Soll weiterhin intern abgerechnet und dafür ein neues System eingeführt werden? Oder soll die laufende Lohnabrechnung künftig dauerhaft an einen externen Dienstleister übergeben werden?
Wer diese Entscheidung frühzeitig trifft und die vorhandenen Daten, Unterlagen und Abrechnungsbesonderheiten zusammenträgt, schafft eine bessere Grundlage für den bevorstehenden Wechsel.
LoBu Office kann dabei eine Alternative für Unternehmen sein, die ihre laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung künftig nicht mehr selbst durchführen möchten.
Professionelle Lohnabrechnung für Unternehmen
Egal ob Lohn, Gehalt oder Entgelt – entscheidend ist, dass die Abrechnung korrekt, digital und fristgerecht erledigt wird.
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung vereinfachen und professionell auslagern möchten, finden Sie hier weiterführende Informationen:
► Zur Startseite:
Ihre digitale Lohnabrechnung mit LoBu Office
► Zu unseren Leistungen:
Externe Lohnabrechnung für Unternehmen – digital & zuverlässig
Weiterstöbern im Bereich „LoBu Service“
Im Bereich LoBu Service unseres LoBu Magazins erhalten Sie einen klaren Überblick über moderne digitale Abläufe, hilfreiche Prozessunterstützung und praktische Lösungen rund um die Lohnabrechnung.
Hier finden Sie verständlich aufbereitete Inhalte, die zeigen, wie ein digitales Lohnbüro Arbeitsabläufe strukturiert, Routinen erleichtert und Unternehmen im Alltag unterstützt.
Schauen Sie gerne regelmäßig vorbei – wir erweitern den Bereich kontinuierlich um neue, praxisnahe Beiträge.
Weitere praktische Hinweise und Fachinformationen finden Sie in unserer Kategorie LoBu Service.
Wenn Sie Fragen zu unseren Services oder Abläufen haben, nutzen Sie einfach unser Kontaktformular oder fordern Sie über das Angebotsformular weitere Informationen an:
► Kontaktformular
► Angebotsformular
Ein Beitrag aus dem LoBu Magazin – erstellt von LoBu Office, Ihrem digitalen Lohnbüro.
Hinweis:
Die Inhalte dieses Beitrags wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und dienen ausschließlich der allgemeinen Information.
Eine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen wird nicht übernommen.
Gesetzliche und sozialversicherungsrechtliche Regelungen können sich ändern und die Beurteilung kann je nach Einzelfall unterschiedlich ausfallen.
Der Beitrag ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung.
