Elektronisches Antragsverfahren für das Umlageverfahren U1 ab 2025
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Arbeitgeber Änderungen am Erstattungssatz im Umlageverfahren U1 ausschließlich elektronisch übermitteln. Die papierhafte Wahlerklärung entfällt vollständig.
Damit wird der Wechsel des Erstattungssatzes künftig klarer, schneller und einheitlicher geregelt.
Was ist das Umlageverfahren U1?
Das Umlageverfahren U1 dient der Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall (Entgeltfortzahlung).
Daran nehmen insbesondere kleinere Arbeitgeber teil – abhängig von der Unternehmensgröße und gesetzlichen Vorgaben.
Über die U1-Umlage werden Arbeitgeber entlastet, indem sie einen Anteil ihrer Lohnfortzahlungskosten zurückerstattet bekommen.
Was ändert sich ab 2025?
Ab 01.01.2025 gilt:
► Änderungen des U1-Erstattungssatzes müssen elektronisch gemeldet werden
► das gilt für alle Arbeitgeber, die am Umlageverfahren teilnehmen
► die Meldung erfolgt über das SV-Meldeportal oder die Lohnabrechnungssoftware
► der bisherige schriftliche Antrag entfällt vollständig
Der elektronische Datensatz ersetzt damit vollständig das frühere manuelle Verfahren.
Frist für die Änderung des Erstattungssatzes
Die Wahl oder Änderung des U1-Erstattungssatzes muss
► bis spätestens 31. Januar 2025
elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden.
Verspätete Anträge können erst im Folgejahr berücksichtigt werden.
Wie funktioniert das elektronische Verfahren?
Die Übermittlung erfolgt:
► entweder automatisiert über ein Entgeltabrechnungsprogramm, oder
► manuell über das SV-Meldeportal (Datenannahmestelle der Sozialversicherung)
Nach Absenden des Datensatzes erhält der Arbeitgeber eine elektronische Rückmeldung mit dem Status der Übermittlung.
Vorteile des digitalen Verfahrens
► schnellere Bearbeitung
► geringere Fehlerquote
► einheitlicher Prozess für alle Krankenkassen
► rechtssichere Dokumentation
► weniger Papieraufwand
Arbeitgeber gewinnen dadurch mehr Transparenz und Planbarkeit.
Fazit
Mit der verpflichtenden elektronischen Übermittlung ab 2025 wird das Umlageverfahren U1 modernisiert und vereinheitlicht. Arbeitgeber sollten rechtzeitig prüfen, ob ihr Lohnabrechnungssystem das neue Verfahren unterstützt, um die Frist zum 31.01. einhalten zu können.
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