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„Warum brauchen Sie die Stunden schon jetzt?“
Diese Frage stellen sich viele Unternehmen regelmäßig.
Denn oft werden Lohnunterlagen bereits zu einem Zeitpunkt angefordert, an dem der Monat noch gar nicht vollständig abgeschlossen ist.
Zum Beispiel:
► Stundenlisten fehlen noch
► Zuschläge sind noch offen
► Krankmeldungen kommen kurzfristig
► Änderungen entstehen erst zum Monatsende
Trotzdem benötigt die Lohnabrechnung viele Daten bereits frühzeitig.
Der Grund dafür liegt vor allem an gesetzlichen Fristen.
Die Lohnabrechnung arbeitet mit festen Terminen
In der Lohnabrechnung gibt es zahlreiche gesetzliche Fristen, die jeden Monat eingehalten werden müssen.
Dazu gehören unter anderem:
► Beitragsnachweise für Krankenkassen
► Sozialversicherungsmeldungen
► Lohnsteuer-Anmeldungen
► Zahlungsfristen für Sozialversicherungsbeiträge
Diese Termine stehen fest – unabhängig davon, ob bereits alle Unterlagen vollständig vorliegen.
Beitragsnachweise müssen oft sehr früh übermittelt werden
Besonders wichtig sind die sogenannten Beitragsnachweise.
Über diese werden die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen gemeldet.
Das Problem:
► Die Frist liegt häufig bereits vor dem eigentlichen Fälligkeitstermin der Beiträge.
Dadurch müssen viele Abrechnungen vorbereitet werden, obwohl noch nicht alle endgültigen Daten vorliegen.
Warum Unternehmen deshalb frühzeitig Unterlagen liefern müssen
Damit Fristen eingehalten werden können, benötigt die Lohnabrechnung viele Informationen möglichst frühzeitig.
Dazu gehören beispielsweise:
► Arbeitszeiten
► Zuschläge
► Fehlzeiten
► Ein- und Austritte
► Krankmeldungen
► variable Vergütungen
Fehlen diese Daten, entsteht schnell Zeitdruck.
Was passiert bei verspäteten Unterlagen?
Werden Unterlagen zu spät eingereicht, kann das verschiedene Folgen haben:
► Beitragsnachweise müssen geschätzt werden
► spätere Korrekturen entstehen
► zusätzlicher Abstimmungsaufwand
► Zeitdruck in der Lohnabrechnung
► mögliche Fristprobleme
► unnötige Zusatzkosten
Gerade bei mehreren Mitarbeitern oder komplexeren Abrechnungen summiert sich der Aufwand schnell.
Warum häufig mit Schätzungen gearbeitet wird
In der Praxis liegen zum Zeitpunkt der Fristen oft noch nicht alle endgültigen Daten vor.
Damit Beitragsnachweise dennoch rechtzeitig übermittelt werden können, wird teilweise mit Schätzungen gearbeitet.
Grundlage dafür sind häufig:
► Vormonatswerte
► Durchschnittswerte
► bereits bekannte Daten
► Erfahrungswerte
Die endgültigen Werte werden anschließend mit der nächsten Abrechnung korrigiert.
Klare Fristen helfen allen Beteiligten
Viele Unternehmen empfinden frühe Abgabefristen zunächst als streng.
In der Praxis helfen feste Termine jedoch dabei:
► Abläufe planbar zu gestalten
► Fristen sicher einzuhalten
► Korrekturen zu reduzieren
► Zeitdruck zu vermeiden
► Fehlerquellen zu minimieren
Je strukturierter Unterlagen bereitgestellt werden, desto reibungsloser läuft meist auch die Lohnabrechnung.
Zusammenhang mit Säumniszuschlägen
Werden Beiträge oder Meldungen verspätet verarbeitet, können zusätzliche Kosten entstehen.
Mehr dazu lesen Sie auch in unserem Beitrag:
► „Säumniszuschläge bei Krankenkassen: Warum verspätete Beiträge teuer werden können“
Fazit: Hinter frühen Fristen steckt ein klarer Ablauf
Dass Lohnunterlagen oft frühzeitig benötigt werden, hat meist organisatorische und gesetzliche Gründe.
► Viele Fristen greifen bereits vor Monatsende.
► Beitragsnachweise müssen rechtzeitig übermittelt werden.
► Frühzeitige Unterlagen sorgen für eine deutlich entspanntere Lohnabrechnung.
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Ein Beitrag aus dem LoBu Magazin – erstellt von LoBu Office, Ihrem digitalen Lohnbüro.
