Was kostet die Lohnabrechnung? - Aktuelle Preise, Modelle & typische Kostenfallen (2025)
Wenn Unternehmen online nach „Was kostet die Lohnabrechnung?“ suchen, stoßen sie schnell auf sehr unterschiedliche Preisangaben: Manche Anbieter werben mit „ab 10 Euro je Arbeitnehmer“, andere nehmen 25 Euro oder sogar mehr. Dazu kommen Steuerberatergebühren, interne Kosten und jede Menge Zusatzposten, die oft nicht auf den ersten Blick sichtbar sind.
In diesem Blogartikel erklären wir neutral, verständlich und praxisnah, wie sich die Kosten zusammensetzen, warum die Preisspannen so unterschiedlich ausfallen – und worauf Unternehmen wirklich achten sollten.
Für konkrete Preisbeispiele, detaillierte Kostenvergleiche und offizielle Gebührenempfehlungen empfehlen wir Ihnen anschließend den vertiefenden Leitfaden auf unserer Hauptseite:
► Was kostet die Lohnabrechnung
Warum die Frage „Was kostet die Lohnabrechnung?“ nicht ganz einfach ist
Die Preise hängen immer davon ab, wer die Lohnabrechnung übernimmt:
► interne Lohnabteilung
► Steuerberater
► externes Lohnbüro
Jedes Modell hat eigene Kostenblöcke – und eigene Kostenfallen.
Damit Sie Preise realistisch einschätzen können, klären wir zuerst die wichtigsten Einflussfaktoren.
Die wichtigsten Kostenfaktoren der Lohnabrechnung auf einen Blick
Viele Unternehmen vergleichen nur „Preis pro Abrechnung“. Doch tatsächlich beeinflussen mehrere Faktoren die Gesamtkosten:
► Anzahl der Arbeitnehmer
► Häufigkeit von Änderungen (Eintritte, Austritte, Fehlzeiten)
► Art der Branche (Tarifbindung, Zuschläge, Pflege-Branchenspezifika usw.)
► Bedarf an Rückrechnungen oder Bescheinigungen
► Digitalisierungsgrad
► Zusatzaufwand (Kurzarbeit, Mutterschutz, Minijobs usw.)
Je nach Anbieter können diese Faktoren entweder pauschal enthalten sein – oder zusätzlich berechnet werden.
Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Die Kosten beim Steuerberater basieren auf der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Sie gibt einen Gebührenrahmen vor, der 2025 angepasst wurde.
Typisch sind:
► 6 bis 30 Euro je Abrechnung
► + 6 bis 19 Eurofür die Ersteinrichtung
► + Auslagen für Sonderleistungen (Rückrechnungen, Bescheinigungen, Kurzarbeit etc.)
Realistisch in der Praxis sind ca. 20 bis 30 Euro je Arbeitnehmer, da viele Leistungen nicht im Grundpreis enthalten sind.
Für ausführliche Tabellen und Marktwerte empfehlen wir unsere Landingpage, die dieses Thema sehr detailliert aufschlüsselt:
Was kostet die externe Lohnabrechnung im Lohnbüro?
Externe Lohnbüros arbeiten viel transparenter als Steuerberater, denn sie nutzen klare Preisstaffeln.
Typische Marktpreise (b.b.h.-Handbuch 2025):
► 14 bis 19,50 Euro (bis 5 Arbeitnehmer)
► 13 – 18,50 Euro (bis 10 Arbeitnehmer)
► 12 bis 17,50 Euro (bis 20 Arbeitnehmer)
► ab 40 Arbeitnehmern: meist 12 bis 15 Euro
Wichtig:
Viele digitale Lohnbüros – z. B. LoBu Office – arbeiten ohne versteckte Zusatzkosten, sodass die Gesamtkosten besser planbar sind.
Mehr dazu im ausführlichen Preisvergleich auf unserer Hauptseite:
Was kostet die interne Lohnabrechnung?
Interne Lohnabrechnung klingt oft zunächst günstig – ist es aber nur für sehr große Unternehmen.
Zu berücksichtigen sind:
► Gehalt eines Lohnbuchhalters (Ø 4.259 Euro monatlich)
► AG-Nebenkosten
► Software & Lizenzen
► Schulungen
► Vertretungskosten
► Ausfallrisiken
Damit liegen die jährlichen Personalkosten schnell bei über 70.000 Euro plus System- und Weiterbildungskosten.
Eine Beispielkalkulation finden Sie in unserer vertiefenden Übersicht:
Welche Lösung ist am günstigsten?
Kurze Antwort:
Für kleine und mittelständische Unternehmen ist fast immer das Lohnbüro am wirtschaftlichsten.
Warum?
► planbare Fixkosten
► Pauschalen statt Zeitgebühren
► keine Software- oder Schulungskosten
► keine internen Ausfallrisiken
► Mengenrabatte ab 20+ Arbeitnehmern
► digital & effizient
Natürlich hängt die Wahl immer auch von der internen Struktur ab – aber die meisten KMU sparen durch Outsourcing spürbar.
Versteckte Kosten, die viele Unternehmen überraschen
Viele Unternehmen rechnen nicht mit folgenden Posten:
► Rückrechnungen (z. B. bei Korrekturen)
► KUG-Anträge
► Tarifabrechnungen
► Bescheinigungen
► Aufwendige Austrittsfälle
► Branchenzuschläge (Pflege, Gastronomie etc.)
Gerade beim Steuerberater summieren sich diese Kosten schnell.
Im digitalen Lohnbüro dagegen sind viele dieser Leistungen bereits im Grundpreis enthalten – deshalb ist die externe Lohnabrechnung häufig nicht nur günstiger, sondern auch planbarer.
Wann lohnt sich ein Lohnbüro besonders?
Die externe Lohnabrechnung ist besonders attraktiv bei:
► wechselnden Personalbeständen
► saisonalen Beschäftigten
► Pflege- oder Dienstleistungsbranchen
► Tarifbindung
► häufigen Mutterschutz-/Elternzeitfällen
► Unternehmen ohne eigene Lohnabteilung
In all diesen Fällen entstehen intern oder beim Steuerberater schnell hohe Zusatzkosten.
Fazit: Was kostet die Lohnabrechnung wirklich?
Eine seriöse Antwort lautet:
► Steuerberater: oft 20 bis 30 Euro je Abrechnung + Zusatzkosten
► Lohnbüro: meist 12 bis 18 Euro je Abrechnung (klarere Preisstruktur)
► Intern: erst ab sehr großen Belegschaften wirtschaftlich
Für KMU ist das Lohnbüro in der Regel:
► günstiger
► planbarer
► sicherer
► digital effizient
Wer eine konkrete Zahl wissen möchte, kann sich schnell und unkompliziert ein Angebot einholen.
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Ein Beitrag aus dem LoBu Magazin – erstellt von LoBu Office, Ihrem digitalen Lohnbüro.
