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Welche Dokumente werden für die erste Lohnabrechnung benötigt?
Wer ein Unternehmen gründet und erstmals Mitarbeitende beschäftigt, muss verschiedene steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten erfüllen. Damit die Lohnabrechnung korrekt erstellt werden kann, sind vollständige Unternehmens- und Personaldaten unerlässlich.
Eine saubere Vorbereitung verhindert Verzögerungen und spätere Korrekturen.
1. Unternehmensdaten - Grundlage jeder Lohnabrechnung
Die Unternehmensdaten werden in der Praxis in der Regel über ein Unternehmens-Stammblatt erhoben.
Dazu gehören insbesondere:
► Steuernummer des Unternehmens
► Betriebsnummer des Unternehmens
► zuständiges Finanzamt
► zuständige Krankenkassen und Umlagepflichten
► zuständige Berufsgenossenschaft (Unternehmensnummer, PIN und Gefahrentarife)
► Bankverbindung des Unternehmens
2. Personaldaten - Erhebung über Personalbogen
Für jeden Arbeitnehmer werden die Daten üblicherweise über einen Personalbogen erfasst.
Erforderlich sind unter anderem:
► vollständiger Name und Anschrift
► Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsland
► Staatsangehörigkeit
► Steuer-ID
► Krankenkasse
► Familienstand
► Kinderdaten (für Pflegeversicherungszuschlag relevant)
► Bankverbindung
► Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
► Angaben zu weiteren Beschäftigungen
Nur mit vollständigen Angaben kann der Versicherungsstatus korrekt beurteilt werden.
3. Arbeitsvertragliche Grundlagen
Die Lohnabrechnung basiert auf dem geschlossenen Arbeitsvertrag. Deshalb ist es erforderlich, dass der unterzeichnete Arbeitsvertrag vorliegt und eingereicht wird.
Nur auf dieser Grundlage kann die Entgeltabrechnung korrekt erstellt werden.
Der Arbeitsvertrag sollte insbesondere folgende Punkte eindeutig regeln:
► Beginn des Arbeitsverhältnisses
► vereinbarte Arbeitszeit
► Höhe der Vergütung (Stundenlohn oder Festgehalt)
► Fälligkeit der Gehaltszahlung
► Zuschläge (z. B. Nacht-, Sonn- oder Feiertagszuschläge)
► Probezeit
► ggf. Tarifbindung
Der eingereichte Arbeitsvertrag dient zudem als Nachweis bei späteren Prüfungen durch Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden.
Ohne klare arbeitsvertragliche Grundlage ist eine rechtssichere Entgeltabrechnung nicht möglich.
4. Besondere Konstellationen bei Gründung
Gerade bei neu gegründeten Unternehmen treten häufig besondere Sachverhalte auf, die vor der ersten Abrechnung geprüft werden sollten.
Gesellschafter-Geschäftsführer
Hier ist die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung besonders wichtig (Stichwort: Statusfeststellungsverfahren).
Minijobber
Hier sind zusätzliche Angaben zur Mehrfachbeschäftigung erforderlich.
Familienangehörige
Auch hier ist eine korrekte sozialversicherungsrechtliche Einordnung notwendig.
Auszubildende
Hier gelten besondere Melde- und Vergütungsregelungen.
5. ELStAM-Abruf - steuerliche Voraussetzung
Für die korrekte Berechnung der Lohnsteuer müssen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen werden.
Voraussetzung ist:
Beim Finanzamt muss das Unternehmen als Arbeitgeber geführt werden und das Arbeitgebersignal gesetzt sein. Erst dann ist ein ELStAM-Abruf technisch möglich.
Der Abruf muss spätestens zur ersten Entgeltabrechnung erfolgen.
6. Meldungen rund um die erste Lohnabrechnung
Im Zusammenhang mit der ersten Beschäftigung von Arbeitnehmern sind verschiedene Meldungen erforderlich. Dabei gelten unterschiedliche Fristen, die je nach Art der Meldung zu beachten sind.
Anmeldung zur Sozialversicherung
Jeder Arbeitnehmer muss zur Sozialversicherung angemeldet werden.
Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.
In der Praxis wird die Anmeldung meist im Zuge der ersten Lohnabrechnung übermittelt.
Sofortmeldung (bei bestimmten Branchen)
In bestimmten Branchen – beispielsweise im Baugewerbe, in der Gastronomie oder im Gebäudereinigungsgewerbe – besteht eine sogenannte Sofortmeldepflicht.
In diesen Fällen muss die Meldung vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgen, also vor Beginn der Tätigkeit.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden.
Diese Anmeldung erfolgt im Zusammenhang mit der Unternehmensaufnahme und ist nicht unmittelbar an die erste Lohnabrechnung gekoppelt, sollte jedoch zeitnah erfolgen.
7. Fälligkeit der Gehaltszahlung
Die Auszahlung des Gehalts richtet sich nach:
► arbeitsvertraglicher Regelung
► tarifvertraglichen Bestimmungen
► betrieblichen Vereinbarungen
Ist keine Regelung getroffen, gilt das Entgelt nach erbrachter Arbeitsleistung als fällig (§ 614 BGB).
In der Praxis erfolgt die Abrechnung meist zum Monatsende oder zu einem vertraglich festgelegten Termin im Folgemonat.
8. Fälligkeit und Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge
Die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig.
Wenn zu diesem Zeitpunkt die endgültigen Entgeltdaten noch nicht vollständig vorliegen, kann eine Beitragsschätzung erforderlich sein.
Dabei gilt:
► Die Schätzung muss realistisch und nachvollziehbar erfolgen.
► Sobald die endgültigen Entgelte feststehen, werden Abweichungen im Beitragsnachweis des Folgemonats ausgeglichen.
► Eine dauerhaft ungenaue oder pauschale Schätzung ist nicht zulässig.
Fazit
► vollständige Unternehmensdaten
► korrekt erhobene Personaldaten
► klare arbeitsvertragliche Grundlagen
► fristgerechte Meldungen
► korrekte Beitragsberechnung
Mit einer strukturierten Vorbereitung gelingt der Start in die Lohnabrechnung reibungslos und rechtssicher.
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