Digitale Lohnabrechnung statt Papier – was seit 2025 gilt
Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) wurde klargestellt, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf eine Lohnabrechnung in Papierform haben. Arbeitgeber dürfen Entgeltabrechnungen künftig vollständig digital bereitstellen – zum Beispiel in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal.
Damit wird die digitale Bereitstellung zum neuen Standard im Lohnabrechnungsprozess.
Wie müssen digitale Lohnabrechnungen bereitgestellt werden?
Eine digitale Abrechnung ist nur dann rechtlich zulässig, wenn:
► sie in einem geschützten, persönlichen Portal bereitgestellt wird
► der Zugriff für jeden Arbeitnehmer individuell möglich ist
► die Dokumente heruntergeladen und gespeichert werden können
► der Arbeitgeber die Zugriffsmöglichkeit sicherstellt
Papierform ist nicht mehr verpflichtend – digitale Bereitstellung genügt.
Was gilt, wenn Arbeitnehmer keinen privaten Internetzugang haben?
Das Gericht stellt klar:
Arbeitnehmer müssen zuhause keinen Internetzugang haben.
ABER der Arbeitgeber ist verpflichtet, innerhalb des Unternehmens eine Möglichkeit bereitzustellen, damit Mitarbeitende:
► die Abrechnung einsehen
► diese herunterladen
► und gegebenenfalls ausdrucken können
Beispiele hierfür:
► Terminal im Pausenraum
► Digitalstation im Büro
► Mitarbeiter-PC im Personalbüro
Damit bleibt der Zugang zu den Dokumenten für alle Beschäftigten gewährleistet.
Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Die digitale Bereitstellung bringt viele Vorteile:
► schnellere Zustellung
► geringere Kosten
► weniger Papierverbrauch
► sichere Archivierung
► jederzeit abrufbar
► einfache Verwaltung für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber ist dies ein wichtiger Schritt Richtung moderner, digitaler HR-Prozesse.
Rechtsgrundlage
Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 28.01.2025 – 9 AZR 48/24
Fazit
Seit 2025 können Arbeitgeber Lohnabrechnungen vollständig digital bereitstellen – ein Anspruch auf Papierform besteht nicht mehr. Wichtig bleibt jedoch, dass alle Beschäftigten Zugang zu ihren Abrechnungen haben, auch wenn sie privat keinen Internetzugang besitzen.
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