Fragen & Antworten

1. Was ist ein Lohnbüro?

Ein Lohnbüro ist eine unverzichtbare Einrichtung in jedem Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt. Es kümmert sich um die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Verwaltung aller relevanten Daten rund um die Entlohnung.

2. Was macht ein Lohnbüro genau?

Ein Lohnbüro übernimmt folgende Aufgaben:

• Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
• Abwicklung von Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni
• Verwaltung von Urlaubstagen, Krankheitszeiten und anderen Abwesenheiten
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Mindestlohnregelungen und Meldepflichten

Darüber hinaus fungiert das Lohnbüro als Schnittstelle zwischen Unternehmen, Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.

3. Was ist ein digitales Lohnbüro?

Ein digitales Lohnbüro ist eine moderne Lösung, bei der alle Prozesse der Lohnabrechnung online abgewickelt werden. Dabei kommen cloudbasierte Plattformen oder Softwarelösungen zum Einsatz, die Unternehmen und Mitarbeitern folgende Vorteile bieten:

• Automatisierte Berechnungen von Gehältern, Steuern und Sozialabgaben
• Einfache Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten
• Zugriff auf Abrechnungen und Dokumente in Echtzeit
• Integration mit anderen Systemen wie Zeiterfassung oder Buchhaltung
• Sicherer Datenaustausch über verschlüsselte Verbindungen

Ein digitales Lohnbüro ermöglicht eine effiziente, papierlose Abwicklung und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

4. Welche Vorteile bietet ein externes Lohnbüro?

• Zeitersparnis: Weniger administrativer Aufwand für das Unternehmen
• Expertise: Externe Lohnbüros sind auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung
• Fehlervermeidung: Professionelle Lohnbüros minimieren das Risiko von Fehlern bei der Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung
• Datensicherheit: Externe Lohnbüros bieten oft eine hohe Datensicherheit
• Kosteneffizienz: Die Auslagerung der laufenden Lohnbuchhaltung an ein Lohnbüro kann oft günstiger sein als die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, da Lohnbüros nicht an gesetzliche Gebührentabellen gebunden sind.

5. Welche Unterlagen benötigt ein Lohnbüro?

Damit ein Lohnbüro seine Aufgaben korrekt erfüllen kann, benötigt es unter anderem folgende Informationen:

• Stammdaten des Unternehmens
• Stammdaten der Arbeitnehmer (u.a. Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer)
• Arbeitsverträge und Informationen zu Arbeitszeiten sowie Vergütung
• Angaben zu Abwesenheiten wie z.B. Urlaub oder Krankheit
• Informationen zu Zusatzleistungen (z. B. Firmenwagen, Essensgutscheine)

6. Wie funktioniert die Übermittlung der Lohndaten in der Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbüro?

Die Übermittlung der Lohndaten erfolgt in der Regel in mehreren Schritten:

1. Erfassung der Daten: Unternehmen sammeln relevante Mitarbeiterdaten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Sonderzahlungen.
2. Datenübertragung: Diese Daten werden sicher über eine verschlüsselte Verbindung an das Lohnbüro oder die entsprechende Softwareplattform übermittelt.
3. Verarbeitung der Daten: Das Lohnbüro oder die Software verarbeitet die Daten und erstellt auf dieser Grundlage die Gehaltsabrechnungen.
4. Rückmeldung: Die erstellten Abrechnungen werden dem Unternehmen digital bereitgestellt und anschließend an die Mitarbeiter übermittelt.

Moderne digitale Lohnbüros nutzen oft automatisierte Schnittstellen, die den Prozess effizienter und fehlerfrei gestalten.

7. Wie wird die Sicherheit der Daten in einem Lohnbüro gewährleistet?

Die Sicherheit von Personaldaten hat oberste Priorität. Lohnbüros setzen häufig folgende Maßnahmen ein:

• Verschlüsselte Übertragung von Daten.
• Strenge Zugangsberechtigungen und Authentifizierungsverfahren.
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates.
• Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

8. Ist die Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung von einem externen Lohnbüro gesetzeskonform?

Ja, die Lohnabrechnung, die von einem professionellen Lohnbüro erstellt wird, ist gesetzeskonform. Lohnbüros stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, einschließlich:

• Korrekte Berechnung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen.
• Berücksichtigung von Mindestlohnregelungen und Arbeitszeitgesetzen.
• Einhaltung von Meldepflichten gegenüber Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern.

Professionelle Lohnbüros verfolgen regelmäßig gesetzliche Änderungen und passen die Lohnabrechnungen entsprechend an. Dies gewährleistet, dass keine rechtlichen Verstöße auftreten.

9. Welche gesetzlichen Änderungen betreffen die Lohnabrechnung?

Gesetzliche Änderungen, wie Anpassungen des Mindestlohns, Änderungen der Steuerfreibeträge oder neue Regelungen zu Sachbezugswerte, müssen vom Lohnbüro stets berücksichtigt werden. Ein professionelles Lohnbüro informiert seine Kunden über relevante Neuerungen und passt die Abrechnungen entsprechend

10. Kann ein externes Lohnbüro auch Sonderfälle wie Kurzarbeit oder Elternzeit abbilden?

Ja, ein Lohnbüro unterstützt die Erfassung und Berechnung von Sonderfällen wie Kurzarbeit, Elternzeit, Mutterschutz und anderen Abwesenheitsgründen.

11. Kann ein Lohnbüro auch bei Betriebsprüfungen unterstützen?

Ja, ein Lohnbüro spielt eine wichtige Rolle bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger. Es stellt alle erforderlichen Unterlagen bereit und kann offene Fragen klären. Eine sorgfältige Dokumentation der Lohnabrechnungen ist hierbei entscheidend.

12. Was kostet die Auslagerung der Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung an ein externes Lohnbüro / digitales Lohnbüro?

Die Kosten für ein externes Lohnbüro variieren je nach Anbieter und Umfang der Dienstleistungen. Typischerweise werden die Kosten pro Mitarbeiter und Monat berechnet. Durchschnittlich liegen diese bei 10 bis 28 Euro pro Mitarbeiter. Es können jedoch zusätzliche Gebühren für Sonderleistungen anfallen.

13. Warum unterscheiden sich die Preise beim Lohnbüros so stark?

Die teils erheblichen Preisunterschiede zwischen Lohnbüros lassen sich auf mehrere Faktoren zurückführen:

1. Leistungsumfang: Einige Lohnbüros beschränken sich auf grundlegende Aufgaben, während andere umfassende Dienstleistungen anbieten, wie persönliche Beratung, digitale Lösungen und zusätzliche Services. Diese Extras erhöhen den Wert und rechtfertigen oft höhere Kosten.
2. Erfahrung und Expertise: Günstige Anbieter sparen häufig an qualifiziertem Personal, was zu Fehlern in der Abrechnung führen kann. Solche Fehler können für ein Unternehmen gravierende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Hochpreisige Lohnbüros setzen auf erfahrene Fachkräfte und gewährleisten dadurch Präzision und Rechtssicherheit.
3. Technologie: Moderne Anbieter, die auf cloudbasierte Systeme und Automatisierung setzen, bieten mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Diese Investitionen in Technologie schlagen sich im Preis nieder, sorgen jedoch für fehlerfreie und zukunftssichere Prozesse.
4. Größe und Standort: Regionale Kleinbüros können zwar günstige Preise anbieten, verfügen aber oft nicht über die Kapazitäten und Ressourcen großer Anbieter, die eine kontinuierliche Betreuung und einen zuverlässigen Service gewährleisten können.
5. Sonderwünsche: Unternehmen mit besonderen Anforderungen wie internationalen Gehaltsabrechnungen oder individuellen Benefitsystemen sind bei günstigen Anbietern oft schlecht aufgehoben. Solche Leistungen erfordern spezielle Kenntnisse und maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Preis haben.

14. Warum sind günstige Lohnbüros keine gute Wahl?

Der vermeintliche Preisvorteil günstiger Lohnbüros kann für Unternehmen schnell zum Problem werden - mit negativen Folgen für die eigenen Mitarbeiter als auch für die Angestellten der beauftragten Lohnbüros.

Bei günstigen Lohnbüros werden häufig die internen Kosten durch überlastetes und schlecht bezahltes Personal niedrig gehalten. Die Angestellten solcher Büros arbeiten oft unter starkem Zeitdruck und müssen eine hohe Anzahl von Lohnabrechnungen im Akkord abwickeln. Diese Bedingungen führen nicht nur zu einer unzureichenden Qualitätssicherung, sondern können auch die Motivation und Genauigkeit der Mitarbeiter negativ beeinflussen. Fehlerhafte Abrechnungen, Verzögerungen oder mangelnde Beratung sind häufig die Folge. Gerade bei komplexeren Abrechnungen ist eine sorgfältige und detaillierte Bearbeitung unerlässlich, die unter solchen Bedingungen kaum gewährleistet werden kann.

Für die Kundenunternehmen entsteht dadurch ein doppeltes Risiko: Fehler in den Abrechnungen können rechtliche Probleme und Nachzahlungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger nach sich ziehen. Gleichzeitig wird das Vertrauen der eigenen Mitarbeiter geschädigt, wenn wiederholte Gehaltsabrechnungen ungenau sind oder nicht rechtzeitig vorliegen. Insbesondere bei Akkordarbeitern, deren Lohn direkt von der exakten Berechnung ihrer Leistung abhängt, können Unstimmigkeiten schnell zu Frust und Unzufriedenheit führen.

Ein professionelles, gut ausgestattetes Lohnbüro mit erfahrenen Fachkräften investiert stattdessen in faire Arbeitsbedingungen für die eigenen Angestellten und kann so eine hohe Servicequalität sicherstellen. Die Wahl eines solchen Anbieters ist daher nicht nur eine Frage der Präzision und Sicherheit, sondern auch eine ethische Entscheidung, die langfristige Stabilität und Vertrauen auf allen Seiten fördert – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei den Dienstleistern.

15. Wie läuft der Kontakt mit einem digitalen Lohnbüro / externen Lohnbüro ab?

Die Kommunikation erfolgt über digitale Portale, wo Sie auch Nachrichten senden und Antworten auf Fragen erhalten können. Es besteht außerdem die Möglichkeit, über E-Mail oder Telefon Kontakt aufzunehmen.

16. Wie erhalte ich meine Lohnabrechnungen / Gehaltsabrechnungen?

Sie erhalten Ihre Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung digital als PDF-Datei, die Sie über ein Online-Portal herunterladen können. Zudem werden die Dokumente sicher archiviert, sodass Sie jederzeit auf vergangene Lohnabrechnungen / Gehaltsabrechnungen zugreifen können. Viele externe Lohnbüros bietet auch nach wie vor noch den Postversand der Verdienstbescheinigungen an.

17. Welche Möglichkeiten bietet ein externes Lohnbüro bezüglich der Auszahlung von Löhnen / Gehältern an die Arbeitnehmer?

Ein externes Lohnbüro bietet mehrere Möglichkeiten, um die Auszahlung von Löhnen und Gehältern effizient und fehlerfrei zu gestalten. Dazu gehören insbesondere:

1. Automatisierte Überweisungen

• Das Lohnbüro kann im Auftrag des Unternehmens die vollständige Auszahlung der Löhne und Gehälter übernehmen.
• Über Schnittstellen zu Banken werden die Zahlungen direkt abgewickelt, sodass sichergestellt wird, dass die Arbeitnehmer pünktlich ihren Lohn / Ihr Gehalt erhalten.

2. Erstellung von Zahlungsdateien (SEPA-Dateien)

• Das Lohnbüro erstellt SEPA-konforme Zahlungsdateien, die das Unternehmen direkt an die Bank weiterleiten kann.
• Diese Dateien enthalten alle relevanten Informationen wie IBAN, Betrag und Verwendungszweck, um die Gehaltszahlungen automatisiert durchzuführen.
• Unternehmen behalten dabei die Kontrolle über den Zahlungsprozess, profitieren jedoch von der fehlerfreien Aufbereitung der Daten.

18. Kann ein Lohnbüro auch mit meiner Buchhaltungssoftware verbunden werden?

Ja, viele digitale Lohnbüros bieten Integrationen mit gängigen Buchhaltungsprogrammen an, um den Austausch von Lohndaten zu erleichtern.

19. Was passiert, wenn es Änderungen in den Arbeitnehmerdaten gibt?

Sie melden die Änderung an Ihr Lohnbüro. Änderungen, wie z. B. Gehaltsanpassungen oder Änderungen der Arbeitszeit, können direkt im System vorgenommen werden. Diese Änderungen werden bei der nächsten Abrechnung automatisch berücksichtigt.

20. Gibt es einen bestimmten Zeitpunkt für einen Wechsel zu einem externen Lohnbüro?

Ein Wechsel zu einem externen Lohnbüro ist grundsätzlich jederzeit möglich. Dennoch bieten sich bestimmte Zeitpunkte besonders an, um den Übergang reibungsloser zu gestalten:

• Jahreswechsel: Der Jahreswechsel ist ideal, da viele Abrechnungsprozesse zu diesem Zeitpunkt neu beginnen, wie Steuerfreibeträge oder Sozialversicherungsmeldungen.
• Quartalsende: Der Wechsel kann auch zum Ende eines Quartals erfolgen, da hier häufig Meldungen an Behörden abgeschlossen sind.
• Unternehmensgründung: Für neu gegründete Unternehmen ist der Start mit einem externen Lohnbüro eine sinnvolle Option, um von Anfang an professionelle Unterstützung zu haben.
• Veränderungen im Unternehmen: Bei Fusionen, Wachstum oder Änderungen in der Unternehmensstruktur kann ein Wechsel sinnvoll sein, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Eine sorgfältige Planung und Absprache mit dem neuen Lohnbüro sind entscheidend, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

21. Wie schnell kann ich zu einem externen Lohnbüro wechseln?

Die Geschwindigkeit eines Wechsels zu einem externen Lohnbüro hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Abrechnungen ab. In vielen Fällen kann ein Wechsel innerhalb von wenigen Wochen umgesetzt werden. Der Prozess umfasst:

1. Vorbereitung: Zusammenstellung aller relevanten Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten.
2. Auswahl des Lohnbüros: Auswahl eines geeigneten Anbieters und Klärung der benötigten Leistungen.
3. Datenübertragung: Übermittlung der Daten an das externe Lohnbüro.
4. Einrichtung und Testlauf: Einrichtung des Systems und Durchführung eines Testlaufs zur Überprüfung der Abrechnungen.

Mit einer guten Planung und enger Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem neuen Lohnbüro kann der Wechsel schnell und reibungslos erfolgen.

22. Übernimmt ein externes Lohnbüro auch alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen?

Ja, ein externes Lohnbüro übernimmt in der Regel alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen. Dazu gehören:

• Meldungen an die Sozialversicherungsträger (z. B. Anmeldung, Abmeldung, Beitragsnachweise).
• Übermittlung von Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt.
• Erstellung und Einreichung von Jahresmeldungen, wie der Lohnsteuerbescheinigung.
• Meldungen im Rahmen von Mutterschutz, Elternzeit oder Krankheitsfällen.

Das Lohnbüro sorgt dafür, dass diese Meldungen fristgerecht und korrekt erfolgen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dadurch wird das Unternehmen erheblich entlastet.