Fragen & Antworten

1. Was kostet die Auslagerung der Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung an ein externes Lohnbüro / digitales Lohnbüro?

Die Kosten für ein externes Lohnbüro variieren je nach Anbieter und Umfang der Dienstleistungen. Typischerweise werden die Kosten pro Mitarbeiter und Monat berechnet. In Deutschland liegen diese durchschnittlich bei 10 bis 30 Euro pro Mitarbeiter. Es können jedoch zusätzliche Gebühren für Sonderleistungen anfallen.

2. Was kostet eine günstige Lohnabrechnung?
Eine günstige Lohnabrechnung beginnt in Deutschland typischerweise bei etwa 10 € pro Arbeitnehmer und Monat. In diesem Preisbereich sind meist die Standardleistungen enthalten, wie z. B.:

• die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• einfache Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung,
• digitale Bereitstellung der Abrechnungen als PDF,
• standardisierte Stammdatenpflege.

Je nach Anbieter, Branche und Komplexität kann der Preis aber auch höher oder niedriger ausfallen.

Was bedeutet es, wenn der Preis unter 10 € liegt?
Preise unter 10 € pro Abrechnung sind möglich, kommen jedoch oft nur unter bestimmten Bedingungen vor - z. B. bei sehr großen Abrechnungsmengen oder stark automatisierten Self-Service-Plattformen. In solchen Fällen ist zu beachten:

• Die Leistung ist meist auf das absolute Minimum reduziert.
• Persönlicher Service, Kontrolle oder manuelle Korrekturen sind oft nicht inklusive.
• Individuelle Sonderfälle, Tarifverträge oder Zusatzleistungen kosten in der Regel extra.
• Der Support ist häufig nur digital oder per Ticketsystem verfügbar - ohne festen Ansprechpartner.
• Bei sehr günstigen Angeboten besteht das Risiko, dass Abrechnungen fehleranfälliger sind oder nicht den aktuellen rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Fazit:
Eine günstige Lohnabrechnung kann eine sinnvolle Lösung für einfache Fälle sein - z. B. bei Minijobbern oder standardisierten Beschäftigungsverhältnissen. Für komplexe Abrechnungen, tarifliche Vorgaben oder individuelle Betreuung sollte jedoch nicht nur der Preis, sondern vor allem die Qualität und Sicherheit der Leistung im Vordergrund stehen.

3. Warum unterscheiden sich die Preise beim Lohnbüros so stark?

Die teils erheblichen Preisunterschiede zwischen den Lohnbüros lassen sich auf mehrere Faktoren zurückführen:

1. Leistungsumfang: Einige Lohnbüros beschränken sich auf grundlegende Aufgaben, während andere umfassende Dienstleistungen anbieten, wie persönliche Beratung, digitale Lösungen und zusätzliche Services. Diese Extras erhöhen den Wert und rechtfertigen oft höhere Kosten.
2. Erfahrung und Expertise: Günstige Anbieter sparen häufig an qualifiziertem Personal, was zu Fehlern in der Abrechnung führen kann. Solche Fehler können für ein Unternehmen gravierende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Hochpreisige Lohnbüros setzen auf erfahrene Fachkräfte und gewährleisten dadurch Präzision und Rechtssicherheit.
3. Technologie: Moderne Anbieter, die auf cloudbasierte Systeme und Automatisierung setzen, bieten mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Diese Investitionen in Technologie schlagen sich im Preis nieder, sorgen jedoch für fehlerfreie und zukunftssichere Prozesse.
4. Größe und Standort: Regionale Kleinbüros können zwar günstige Preise anbieten, verfügen aber oft nicht über die Kapazitäten und Ressourcen großer Anbieter, die eine kontinuierliche Betreuung und einen zuverlässigen Service gewährleisten können.
5. Sonderwünsche: Unternehmen mit besonderen Anforderungen wie internationalen Gehaltsabrechnungen oder individuellen Benefitsystemen sind bei günstigen Anbietern oft schlecht aufgehoben. Solche Leistungen erfordern spezielle Kenntnisse und maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Preis haben.

4. Warum sind billige Lohnbüros keine gute Wahl?

Der vermeintliche Preisvorteil billiger Lohnbüros kann für Unternehmen schnell zum Problem werden - mit negativen Folgen für die eigenen Mitarbeiter als auch für die Angestellten der beauftragten Lohnbüros.

Bei billigen Lohnbüros werden häufig die internen Kosten durch überlastetes und schlecht bezahltes Personal niedrig gehalten. Die Angestellten solcher Büros arbeiten oft unter starkem Zeitdruck und müssen eine hohe Anzahl von Lohnabrechnungen im Akkord abwickeln. Diese Bedingungen führen nicht nur zu einer unzureichenden Qualitätssicherung, sondern können auch die Motivation und Genauigkeit der Mitarbeiter negativ beeinflussen. Fehlerhafte Abrechnungen, Verzögerungen oder mangelnde Beratung sind häufig die Folge. Gerade bei komplexeren Abrechnungen ist eine sorgfältige und detaillierte Bearbeitung unerlässlich, die unter solchen Bedingungen kaum gewährleistet werden kann.

Für die Kundenunternehmen entsteht dadurch ein doppeltes Risiko: Fehler in den Abrechnungen können rechtliche Probleme und Nachzahlungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger nach sich ziehen. Gleichzeitig wird das Vertrauen der eigenen Mitarbeiter geschädigt, wenn wiederholte Gehaltsabrechnungen ungenau sind oder nicht rechtzeitig vorliegen. Insbesondere bei Akkordarbeitern, deren Lohn direkt von der exakten Berechnung ihrer Leistung abhängt, können Unstimmigkeiten schnell zu Frust und Unzufriedenheit führen.

Ein professionelles, gut ausgestattetes Lohnbüro mit erfahrenen Fachkräften investiert stattdessen in faire Arbeitsbedingungen für die eigenen Angestellten und kann so eine hohe Servicequalität sicherstellen. Die Wahl eines solchen Anbieters ist daher nicht nur eine Frage der Präzision und Sicherheit, sondern auch eine ethische Entscheidung, die langfristige Stabilität und Vertrauen auf allen Seiten fördert – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei den Dienstleistern.

5. Wie setzen sich die Preise bei Lohnbüros zusammen?
Grundlage ist oft ein Fixpreis pro Abrechnung. Hinzu kommen ggf. Zusatzkosten für Bescheinigungen, Sonderfälle oder digitale Services.

6. Welche Zusatzkosten können bei der Lohnabrechnung entstehen?
Beispielsweise für Kurzarbeit, Pfändungen, Sondermeldungen, gesetzliche Bescheinigungen oder nachträgliche Korrekturen.

7. Wie lassen sich Kosten bei der Lohnabrechnung langfristig senken?
Durch saubere Datenpflege, digitale Prozesse, Vermeidung von Fehlern und klare Kommunikation mit dem Lohnbüro.

8. Gibt es staatliche Förderungen für digitale Lohnabrechnung?
Teilweise, z. B. im Rahmen von Digitalisierungsförderprogrammen auf Landes- oder Bundesebene. Diese müssen individuell beantragt werden.

9. Welche Vertragsmodelle bieten Lohnbüros in der Regel an?
Monatliche Pauschalen, Einzelabrechnungen pro Mitarbeiter oder Rahmenverträge mit Staffelpreisen - je nach Anbieter unterschiedlich.