Der Ablauf in unserem Lohnbüro
Unser externes, digitales Lohnbüro bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform durchzuführen.
Der Prozess wird vollständig digitalisiert, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können.
Im Folgenden wird der Ablauf in unserem externen digitalen Lohnbüro ausführlich und strukturiert beschrieben.
1. Erfassung und Übergabe der Daten
Der erste Schritt im Prozess ist die Erfassung und Übergabe der notwendigen Daten vom Unternehmen an das Lohnbüro. Dies geschieht meist über digitale Schnittstellen oder spezielle Softwarelösungen, die eine nahtlose Integration ermöglichen. Zu den übermittelten Daten gehören:
- Stammdaten der Mitarbeiter (Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse etc.).
- Vertragsdaten (Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Gehalt, Boni, Prämien).
- Variable Daten (z. B. Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen)
Einige moderne Systeme erlauben es, diese Daten direkt aus der Unternehmenssoftware (z. B. ERP- oder Zeiterfassungssystemen) zu synchronisieren.
2. Prüfung und Aufbereitung der Daten
Im unserem Lohnbüro werden die übermittelten Daten geprüft. Dabei liegt der Fokus auf:
- Vollständigkeit der Angaben: Fehlen wichtige Informationen?
- Plausibilitätsprüfung: Sind Arbeitsstunden oder Abwesenheiten korrekt erfasst?
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Werden Mindestlohn-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften eingehalten?
Bei Unklarheiten kontaktieren wir das Unternehmen kontaktiert, um Korrekturen vornehmen zu können.
3. Erstellung der Lohnabrechnung
Nach erfolgreicher Datenprüfung erstellen wir die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Arbeitnehmer. Der Prozess beinhaltet:
- Berechnung des Brutto- und Nettogehalts
- Berücksichtigung von Abzügen: Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag.
- Zuschläge und Extras: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Schichtzulagen.
- Rückstellungen: Ggf. für Urlaub oder Sonderzahlungen.
Das Ergebnis sind digitale Lohnabrechnungen, die sowohl dem Unternehmen als auch den Arbeitnehmern in einem sicheren Format (z. B. PDF) zur Verfügung gestellt werden.
4. Abwicklung der Zahlung
Nach Erstellung der Abrechnungen erstellen wir die Zahlungen der Löhne und Gehälter, der Sozialversicherungsbeiträge sowie der Lohnsteuer. Hier bieten wir verschiedene Optionen:
- Bereitstellung von Zahlungsdateien:
Wir erstellen eine SEPA-Datei im XML-Format, die alle relevanten Zahlungsinformationen wie IBAN, Betrag und Verwendungszweck enthält.
Diese Datei wird unseren Kunden sicher übermittelt, beispielsweise über unser geschütztes Kundenportal, per verschlüsselter E-Mail. Unsere Kunden können die Datei herunterladen und direkt in das Online-Banking-System ihrer Bank hochladen, um die Zahlungen zu autorisieren. - Übersichtliche Zahlungslisten:
Zusätzlich erhalten unsere Kunden eine umfassende Übersicht über die Lohn- und Gehaltszahlungen. Diese wird ihnen als Tabelle (z. B. in Excel oder PDF) bereitgestellt wird. - Direkte Anbindung an Bankensysteme:
Eine weitere Möglichkeit ist die Übermittlung der Zahlung direkt an Ihre Bank. Bei dieser Option wird die Zahlungsdatei automatisch an die Bank der Kunden übermittelt und muss durch den Kunden nach Prüfung lediglich freigegeben werden. Dies spart Zeit und minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern.
5. Meldepflichten und Dokumentation
Ein zentraler Bestandteil unseres Dienstes ist die Erfüllung der gesetzlichen Meldepflichten. Wir übernehmen:
- Anmeldungen und Abmeldungen bei Sozialversicherungsträgern
- Meldungen an die Berufsgenossenschaft
- Meldungen an das Finanzamt
Zusätzlich sorgen wir dafür, dass alle relevanten Dokumente archiviert werden, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Unternehmen und Arbeitnehmer können ihre Dokumente über ein Online-Portal einsehen.
6. Kommunikation
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und unserem Lohnbüro:
- Fragen: Unternehmen können Anpassungen wie Gehaltserhöhungen oder neue Mitarbeiter unkompliziert melden.
- Anpassungen: In unserem Lohnbüro ist nichts in Stein gemeißelt. Anpassungen - auch im Ablauf - sind nach Absprache jederzeit möglich.
Digitale Lösungen ermöglichen es, Informationen in Echtzeit auszutauschen und Prozesse zu beschleunigen.
7. Reporting
Neben der Erstellung der Lohnabrechnung bieten wir auch Reporting-Funktionen. Unternehmen erhalten auf Wunsch Einblicke in:
- Personalkosten: Übersicht über Standards, Sozialabgaben und Steuern
- Finanzbuchhaltung: Wir erstellen auf Wunsch einen Buchungsbeleg in digitaler Form für Ihren Steuerberater
Die Berichte sind meist individuell anpassbar.
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